Sala konferencyjna w firmie powinna zapewniać odpowiednie warunki do spotkań z pracownikami i kontrahentami, także w formie zdalnej. W skład niezbędnego wyposażenia wchodzą m.in. meble oraz urządzenia audio-wideo. W tym poradniku doradzamy, jak wyposażyć salę konferencyjną i na co zwrócić uwagę przy wyborze poszczególnych sprzętów.
Podstawowym elementem każdej sali konferencyjnej są meble. Niezbędne są krzesła i stoły lub biurka, ale w pomieszczeniu warto umieścić również szafę lub regał na dokumenty. Meble muszą być wygodne, dlatego warto zdecydować się na krzesła tapicerowane lub krzesła biurowe z regulacją wysokości. Warto mieć na uwadze, że tapicerki ze skóry ekologicznej są łatwe w czyszczeniu, ale bardziej komfortowe są tapicerki z tkaniny. Stoły lub biurka nie powinny być zbyt ciężkie, aby można było łatwo zmieniać ich ustawienie. Dobrym pomysłem są specjalne stoły modułowe, które można dostosować do różnych konfiguracji (np. układy w literę L lub U).
Jakie urządzenia powinny znajdować się w sali konferencyjnej?
W sali konferencyjnej muszą znajdować się urządzenia, które umożliwią zaprezentowanie projektu, przeprowadzenie burzy mózgów czy zdalny udział w spotkaniu biznesowym. Do niezbędnych elementów można zaliczyć szczególnie:
Monitor dotykowy
Duży monitor dotykowy może służyć do omawiania prezentacji, wspólnej pracy nad dokumentami czy przeprowadzania szkoleń pracowniczych. Urządzenie może być przenośne lub zainstalowane na stałe (w zabudowie), przy czym wybór monitora dotykowego należy uzależnić od takich kryteriów jak:
przekątna ekranu – co najmniej 22 cale;
rozdzielczość – standardowo Full HD;
proporcje ekranu – np. uniwersalny format 16:9;
parametry obrazu – jasność, kontrast, kolory;
technologia dotyku – najczęściej pojemnościowa (sterowanie palcem lub rysikiem)’
praktyczne funkcje – np. multitouch, redukcja migotania, wbudowane głośniki.
Projektor multimedialny
Monitor dotykowy może do pewnego stopnia zastąpić projektor, jednak ten drugi jest niezbędny, gdy zachodzi potrzeba wyświetlenia bardzo dużych obrazów. Duet projektor i ekran projekcyjny sprawdzi się szczególnie w dużych salach konferencyjnych oraz jako narzędzie do wyświetlania prezentacji w większej grupie. Przy wyborze projektora do sali konferencyjnej należy wziąć pod uwagę między innymi: jasność, współczynnik kontrastu, rozdzielczość, format obrazu i żywotność lampy. Można również sprawdzić ranking projektorów do biura i wybrać jeden z polecanych modeli.
Akcesoria do projektorów
Do projektora należy dokupić ekran projekcyjny w takim samym formacie, przy czym w sali konferencyjnej najlepiej sprawdzi się ekran rozwijany elektrycznie w zabudowie ścienno-sufitowej. W przypadku braku monitora dotykowego można dokupić tablicę interaktywną, która współpracuje z projektorem. Ponadto może być konieczne zamontowanie windy do projektorów, która umożliwi chowanie urządzenia w suficie podwieszanym.
Nagłośnienie i system wideokonferencji
W dużych salach konferencyjnych korzysta się również z głośników i mikrofonów. Najczęściej stosuje się głośniki ścienne lub sufitowe, które zapewniają równomierne rozprowadzenie dźwięku. W mniejszych pomieszczeniach używa się głównie głośników przenośnych. Jeśli chodzi o mikrofony, w salach konferencyjnych stosuje się mikrofony bezprzewodowe pulpitowe. Wszystkie te urządzenia można zastąpić zestawem do wideokonferencji, który będzie zawierał:
kamerę,
mikrofony,
głośnik,
minikomputer,
ekran z panelem dotykowym.
Skompletowanie wyposażenia do sali konferencyjnej nie jest łatwe, dlatego warto skonsultować swoje potrzeby z fachowcami, na przykład z firmą Business Online. Specjaliści mogą doradzić w doborze odpowiednich urządzeń audio-wideo, a także zaproponować najlepszy sposób ich montażu.
