Zbyt wysokie koszty, utrudniony kontakt czy błędy w rozliczeniach – to tylko niektóre problemy, które mogą skłaniać przedsiębiorcę do podjęcia współpracy z innym biurem rachunkowym. Najlepiej zaczekać z tym do końca roku, aby uniknąć nieporozumień i opóźnień w rozliczeniach.
Kiedy można zakończyć współpracę z biurem rachunkowym?
Przedsiębiorca może zrezygnować z usług biura rachunkowego w dowolnym momencie, przy czym ważny jest okres wypowiedzenia zawarty w umowie. Zazwyczaj jest to jeden miesiąc, jednak zdarza się, że biura rachunkowe wymagają trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia. Jednak jeśli nie ma potrzeby natychmiastowej zmiany biura, warto poczekać z tym do końca roku obrotowego. Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 9 rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym lub jest to inny okres trwający 12 pełnych miesięcy stosowany również do celów podatkowych.
O czym pamiętać przed zawarciem umowy z nowym biurem rachunkowym?
Przed nawiązaniem współpracy z nowym biurem rachunkowym warto zwrócić uwagę na nowoczesne narzędzia, które usprawniają komunikację zdalną oraz zapewniają stały dostęp do dokumentacji online. Dzięki temu przedsiębiorca może zaoszczędzić czas, nie tracąc kontroli nad finansami firmy. Należy także sprawdzić, czy biuro zatrudnia kompetentnych pracowników. Pomocne będą informacje na temat wykształcenia, ukończonych szkoleń i referencji. Natomiast już po wytypowaniu odpowiedniego biura należy sprawdzić szczegóły współpracy, w tym okres wypowiedzenia umowy oraz sposób rozliczania usług. Należy również upewnić się, czy poprzednie biuro sporządzi rozliczenie roczne w ramach zakończonej umowy. Jeżeli nie, wówczas rozliczenie trzeba będzie zlecić za opłatą w starym lub nowym biurze.
Jakie dokumenty trzeba dostarczyć do nowego biura? Jeśli biuro nie może przekazać bazy księgowej firmy należy przekazać między innymi:
Uproszczona księgowość
wydruki z KPiR/ewidencji ryczałtu;
rejestry VAT jeśli podatnik jest na VAT;
deklaracje ZUS i podatkowe;
ewidencja środków trwałych;
ważne umowy z kontrahentami;
jeśli firma zatrudnia pracowników to akta osobowe, kartoteki pracowników, karty wynagrodzeń, baza płatnik.
Pełna księgowość
plan kont;
bilans otwarcia po zamknięciu roku + zestawienie obrotów i sald;
dokumentacja księgowa za ostatni rok: faktury, rachunki, listy płac, wyciągi bankowe, raporty kasowe, raporty fiskalne, polecenia księgowania i inne w zależności od specyfiki firmy;
rejestry VAT jeśli podatnik jest na VAT;
deklaracje ZUS i podatkowe;
ewidencja środków trwałych;
ważne umowy z kontrahentami;
jeśli firma zatrudnia pracowników to akta osobowe, kartoteki pracowników, karty wynagrodzeń, baza płatnik.
Dlaczego warto rozpocząć współpracę z nowym biurem od Nowego Roku?
Wraz z nadejściem nowego roku wiele osób decyduje się na wprowadzenie zmian w swoim życiu. Dotyczy to również przedsiębiorców, którzy zdecydowali się na zakończenie współpracy z dotychczasowym biurem. Zmiana dostawcy usług księgowych na przełomie roku jest najlepszym rozwiązaniem, ponieważ dzięki temu nowe biuro rachunkowe nie będzie musiało sprawdzać dotychczasowych rozliczeń. Rok obrotowy może zostać zamknięty przez dotychczasowe biuro, a kolejny będzie od początku prowadzony przez nowe biuro. Jest to ważne szczególnie ze względu na dużą ilość dokumentów, które musi otrzymać nowy partner. Można w ten sposób uniknąć chaosu i błędów wynikających z przekazywania częściowych danych w trakcie roku obrotowego.
Nowy Rok to nowe podejście do prowadzenia biznesu
Końcówka roku to czas podsumowań, również w prowadzeniu biznesu. Warto zatem zadać sobie pytanie, czy dotychczasowe biuro rachunkowe spełnia nasze oczekiwania w stu procentach. Utrudniony kontakt, brak konsultacji online, niekorzystanie z automatyzacji czy brak dedykowanego księgowego – są to pewne niedogodności, ale jeszcze nie powody wymagające natychmiastowej zmiany biura rachunkowego w ciągu roku obrotowego. Jeśli jednak przedsiębiorca ma poczucie, że potrzebuje nowoczesnej obsługi księgowej i indywidualnego podejścia, Nowy Rok to dobry moment na podpisanie umowy z nowym partnerem.
Rozwój firmy a nowe biuro rachunkowe
Chęć nawiązania współpracy z nowym biurem rachunkowym nie zawsze jest podyktowana niezadowoleniem z dotychczasowych usług. Czasami przedsiębiorca szuka nowego biura zapewniającego szeroki zakres usług księgowych i kadrowo-płacowych ze względu na rozwój firmy np. przekształcenie JDG, czy spółki jawnej/spółki cywilnej w spółkę z o.o., zmianę przedmiotu działalności, zatrudnienie pracowników czy nawiązanie współpracy z zagranicznymi kontrahentami. Przełom roku to dobry czas na podsumowanie dotychczasowej działalności i wprowadzanie zmian strategicznych, co z kolei może wymagać zmiany biura rachunkowego wraz z Nowym Rokiem.
