Decydując się na założenie spółki z o.o., przedsiębiorca staje przed wyborem: wybrać szybką i tanią rejestrację spółki w KRS przez system S24, czy zdecydować się na bardziej elastyczną, ale z kolei droższą rejestrację w kancelarii notarialnej? Jak możesz się spodziewać — obie metody mają zarówno swoje plusy, jak i minusy. Mając na uwadze, że wybór rodzaju rejestracji nie należy do najprostszych, dziś przyjrzymy się im bliżej, abyś mógł podjąć decyzję najlepiej dopasowaną do Twoich aktualnych potrzeb biznesowych.
Rejestracja spółki w KRS przez S24 (online)
W 2025 r. coraz więcej przedsiębiorców korzysta z Elektronicznego Postępowania Rejestrowego – S24. To szybki, zautomatyzowany system Krajowego Rejestru Sądowego, który pozwala założyć spółkę w kilka dni online. Dlaczegorejestracja spółki w KRS w ten sposób staje się coraz bardziej popularna? Sprawdź poniżej:
- Koszty: opłata sądowa 250 zł + publikacja w MSiG 100 zł + ewentualny PCC (0,5 % kapitału zakładowego) → łącznie ok. 375 zł
- Czas: wpis w KRS zwykle w 1–3 dni robocze, maksymalnie do 48h
- Formalności: gotowy wzorzec umowy, podpis Profilem Zaufanym lub e-podpisem; brak kosztów notarialnych
- Ograniczenia: brak niestandardowych zapisów w umowie (np. ochrona udziałowców mniejszościowych, aporty niepieniężne)
Dodatkową zaletą jest łatwa modyfikacja umowy lub zarządu bez wizyty u notariusza (pod warunkiem że spółka nie była w „notariuszowym obrocie”).
Rejestracja u notariusza (forma tradycyjna)
To klasyczna metoda – umowa spółki sporządzona jako akt notarialny, z pełną konsultacją i możliwością indywidualizacji zapisów.
- Koszty: opłata za wpis do KRS 500–600 zł + MSiG 100 zł + taksa notarialna ok. 600–1 200 zł + PCC 0,5 % → łączny koszt od ok. 1 200 zł do 1 700 zł
- Czas: rejestracja trwa od 2 do 4 tygodni (nawet do 6 tygodni w dużych miastach)
- Elastyczność: pełna możliwość dostosowania umowy – aporty, zapisy o pierwszeństwie udziałów, ochrona mniejszości
- Konsultacja: notariusz pełni rolę doradczą – pomaga uniknąć błędów formalnych
Wada: konieczność osobistej wizyty w kancelarii i potencjalne dodatkowe koszty przy potrzeby zmian w umowie.
Rejestracja spółki w KRS — kto powinien wybrać S24 a kto rejestrację u notariusza?
S24 – rejestracja online to dobry wybór, jeśli chcesz szybko rozpocząć, zależy Ci na niskich kosztach i możesz skorzystać ze standardowego wzoru. To wygodne rozwiązanie dostępne 24/7.
Notariusz – tradycyjna forma sprawdzi się dla wspólników, którzy potrzebują złożonych zapisów w umowie – ochrony mniejszości, aportów, niestandardowego podziału zysków – i oczekują profesjonalnego wsparcia.
Rejestracja spółki w KRS – co mówią przepisy?
Wymogi umowy spółki – Kodeks spółek handlowych (art. 157 i n.)
Ustawa jasno określa, że umowa spółki z o.o. musi zawierać kluczowe elementy: firmę, siedzibę, przedmiot działalności (PKD), wysokość kapitału zakładowego, wartość udziałów, prawa i obowiązki wspólników, sposób reprezentacji spółki, czas trwania i inne elementy, jeśli przewidziano. Te wymogi chronią zarówno wspólników, jak i kontrahentów przed niejasnościami prawnymi.
Rejestracja spółki w KRS – Ustawa o Krajowym Rejestrze Sądowym (art. 12–18)
Zgodnie z ustawą o KRS, każda spółka zobowiązana jest do wpisu do rejestru. Rejestracja – niezależnie od sposobu (online lub tradycyjnie) – wymaga złożenia kompletu dokumentów: umowy (lub statutu), listy wspólników i zarządu, potwierdzenia opłat (sądowej i publikacyjnej). To formalność, która nadaje spółce osobowość prawną, co jest niezbędne do funkcjonowania na rynku.
PCC – podatek od czynności cywilnoprawnych
Kupując spółkę lub zakładając ją tradycyjnie, konieczne jest opłacenie PCC – 0,5 % od wartości objętego kapitału zakładowego. W formie online zwykle automatycznie doliczany jest przy rejestracji w S24, co ułatwia cały proces. Wersja notarialna wymaga dopilnowania i opłacenia PCC osobno, co wydłuża formalności.
Wpis online – zgodnie z Ustawą o swobodzie działalności gospodarczej
Rejestracja przez internet (S24) jest uproszczona i zgodna z przepisami ustawy o swobodzie działalności gospodarczej. Umożliwia automatyczne przesyłanie umowy, opłat i danych bez papierowego dokumentu, co znacznie przyspiesza procedurę – pod warunkiem użycia e-podpisu lub Profilu Zaufanego.
Rola notariusza – nadzór nad formalną poprawnością
Notariusz pełni funkcję gwaranta prawnego: sprawdza poprawność umowy, kompletność dokumentów, zabezpiecza interesy wspólników i minimalizuje ryzyko odrzucenia wpisu. Przy każdym niestandardowym zapisie (np. ochronie mniejszościowych udziałowców lub aportach) rekomenduje optymalizacje i dba o zgodność z ustawą. To istotne wsparcie przy zaawansowanych strukturach spółki.
Jak wybrać?
Jeśli potrzebujesz standardowej spółki szybko i tanio – S24 to pierwszy wybór. Jeśli natomiast zależy Ci na zindywidualizowanej umowie, ochronie interesów czy aportach – zdecyduj się na kancelarię notarialną.
Rejestracja spółki w KRS — podsumowanie
Rejestracja spółki w KRS w 2025 roku online przez system S24 to najtańszy i najszybszy sposób – koszt około 375 zł, 1–3 dni realizacji, bez wizyty u notariusza, ale z ograniczonym wzorem umowy. Tradycyjna rejestracja u notariusza daje pełną elastyczność i formalne wsparcie, ale wymaga wyższych kosztów (1 200–1 700 zł) i czasu (2–6 tygodni). Wybór zależy od Twoich potrzeb: prostota i szybkość kontra bezpieczeństwo i indywidualne rozwiązania.