Dla jednych firm to strzał w dziesiątkę i duże ułatwienie funkcjonowania, a dla innych zbędne ryzyko, na które nie mogą sobie pozwolić. Outsourcing usług prawnych, bo o nim mowa, budzi kontrowersje od kiedy tylko powstała taka usługa. Zobaczmy, co jest lepsze – utworzenie i prowadzenie w swojej firmie działu prawnego, czy zlecanie obsługi prawnej osobom z zewnątrz.
Co to jest outsourcing usług prawnych?
Outsourcing usług prawnych to praktyka polegająca na zlecaniu zewnętrznej firmie lub specjalistom wykonywania określonych zadań prawnych, które normalnie realizowałby dział prawny firmy lub pojedynczy prawnik zatrudniony na etacie w tejże firmie. Najprościej mówiąc – outsourcing usług prawnych to sytuacje, gdy zamiast zatrudniać prawników na stałe w swojej organizacji, firma korzysta z usług zewnętrznych ekspertów.
A co należy do najczęściej outsourcowanych usług prawnych? Zdecydowanie obecnie jest to przygotowywanie i analiza umów – handlowych, cywilnoprawnych, najmu, o pracę czy o zachowaniu poufności. Firmy często korzystają z doradztwa prawnego w zakresie prawa pracy, podatkowego, handlowego czy własności intelektualnej, a także powierzają zewnętrznym podmiotom reprezentację przed sądami i urzędami. Outsourcing może obejmować również monitoring zmian w przepisach prawa, informowanie o ich konsekwencjach i rekomendowanie działań dostosowawczych. Inne przykładowe zadania to:
prowadzenie audytów prawnych,
ocena zgodności działalności firmy z obowiązującymi regulacjami,
obsługa transakcji, fuzji i przejęć,
organizowanie szkoleń z zakresu prawa oraz
wsparcie w zakresie ochrony danych osobowych.
Zalety outsourcingu usług prawnych
Jednym z głównych atutów outsourcingu jest oszczędność – zarówno pieniędzy, jak i czasu. Outsourcingu usług prawnych oznacza, że nie trzeba zatrudniać prawnika na etat, opłacać jego składek, urlopów, sprzętu czy oprogramowania. Zamiast tego, płaci się komuś z zewnątrz i to tylko za efekt i pracę, którą faktycznie wykona. Jeśli jakaś firma działa projektowo, sezonowo lub zmiennie, taka elastyczność bywa na wagę złota.
Oszczędność to jednak nie jedyna zaleta. Kancelarie zewnętrzne zazwyczaj dysponują zespołem specjalistów z różnych dziedzin prawa. Dla klienta oznacza to dostęp do szerokiego spektrum wiedzy, bez konieczności budowania własnego działu prawnego od zera. Z perspektywy małych i średnich przedsiębiorstw, które nie zawsze mogą pozwolić sobie na mocno rozbudowany dział prawny z prawnikami z wielu dziedzin prawa, jest to ogromna zaleta.
Do tego dochodzi jeszcze jeden istotny argument, a mianowicie odpowiedzialność. Podczas outsourcingu usług prawnych, firma powierza zewnętrznym specjalistom część funkcji kierowniczych. To zaś oznacza, że dyrekcja lub zarząd firmy zyskuje partnera w zarządzaniu biznesem, z którym współdzieli ryzyko związane z działalnością operacyjną.
A co z wadami?
Jak widać, istnieją liczne zalety outsourcingu usług prawnych. A czy to rozwiązanie ma jakieś wady? Jak najbardziej. Największą z nich jest utrata kontroli. Zlecając obsługę prawną na zewnątrz, firma oddaje część swojej wewnętrznej strategii w ręce obcych ludzi. Czy można im zaufać? Czy zrozumieją specyfikę branży, klientów i wartości firmy? Odpowiedź bywa różna, dlatego czasem współpraca z ekspertami z zewnątrz układa się idealnie, a innym razem kończy się szybkim rozstaniem.
Drugą wadą jest brak stałej dostępności. Prawnik na etacie jest cały czas przy biurku w firmie i można w dowolnej chwili do niego podejść, zapytać o coś i skonsultować się od ręki. W przypadku kancelarii zewnętrznej na pomoc zazwyczaj trzeba chwilę poczekać.
Warto czy nie warto?
Jak to zwykle bywa – nie istnieje jednoznaczna odpowiedź na to pytanie. Tak naprawdę wszystko zależy od wielkości biznesu, profilu działalności firmy oraz przede wszystkim od potrzeb, które ma. To, o czym bezwzględnie należy pamiętać to to, że duży wpływ na sukces współpracy z firmą outsourcingową ma odpowiedni jej wybór. Nie chodzi tylko o kompetencje prawnicze, ale też o zrozumienie biznesu, komunikatywność i styl pracy. Nawet najlepszy specjalista nie pomoże, jeśli nie potrafi słuchać i mówi niezrozumiałym dla klienta językiem.
Oprócz tego, przed rozpoczęciem zlecania usług prawnych komuś z zewnątrz należy zdefiniować swoje oczekiwania, ustalić zasady komunikacji, terminy odpowiedzi i tryb raportowania. Jasne reguły zmniejszają ryzyko nieporozumień i zwiększają szanse na owocną współpracę.
