System RCP a tradycyjna lista obecności – Najważniejsze różnice

Jedną z podstaw organizacji czasu pracy w firmie jest oczywiście kontrola obecności pracowników. Można ją prowadzić wykorzystując tradycyjną listę obecności, lub skorzystać z nowocześniejszych rozwiązań, takich jak system rejestracji czasu pracy. Aby jednak podjąć trafną decyzję w tym wyborze, warto wiedzieć, czym właściwie różnią się obydwa rozwiązania. Choć obie opcje rzeczywiście służą do monitorowania obecności, to jednak różnią się sposobem działania.

Tradycyjna lista obecności – Czym się charakteryzuje?

Klasyczna lista obecności stosowana w wielu firmach polega przede wszystkim na zweryfikowaniu, czy dany pracownik jest obecny w miejscu pracy danego dnia. Można ją stworzyć zarówno na kartce papieru, jak i elektronicznie – w arkuszu kalkulacyjnym. Zazwyczaj jednak stosuje się fizyczne rozwiązanie, by osoby, które pojawiają się w miejscu pracy, mogły złożyć popis obok swojego nazwiska.

Tego rodzaju lista może zawierać imię i nazwisko, datę oraz dodatkowe informacje, które organizacja uzna za słuszne. Nie wymaga zakupu żadnych specjalistycznych oprogramowań, czy urządzeń rejestrujących. Wystarczy przygotować odpowiedni dokument oraz ustalić zasady, według których ma być on uzupełniany.

Ograniczenia klasycznej listy

Nie da się ukryć, że ten sposób weryfikacji obecności ma swoje wady. Przede wszystkim trudno jest skontrolować przy nim realną obecność pracowników, zwłaszcza gdy firma zatrudnia kilkadziesiąt, czy więcej pracowników. Ponadto nie oblicza ona automatycznie przepracowanych godzin, czy nie tworzy ich zestawień z zaplanowanym czasem pracy.

Oznacza to, że zgromadzone dane należy samodzielnie wprowadzać do rozmaitych systemów i kilkukrotnie je weryfikować. To natomiast naraża na ryzyko błędów oraz zajmuje sporo czasu. Można jednak zredukować ilość pracy wkładanej w tę kwestię.

Co to jest system RCP?

System Rejestracji Czasu Pracy to rozwiązanie informatyczne, które służy do ewidencjonowania zdarzeń powiązanych z rozpoczęciem i zakończeniem pracy. Pracownik może wskazać czas rozpoczęcia pracy w portalu internetowym, aplikacji mobilnej, czy za sprawą urządzenia rejestrującego – wszystko zależy od preferencji firmy.

Dobrej jakości system RCP, jak ten od Polsystem ma jednak znacznie szerszy zakres możliwości. Pozwala na:

• Rejestrację wejść i wyjść,
• Kontrolę absencji, przerw, wyjść usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych,
• Automatyczną rejestrację czasu pracy,
• Rozliczanie przepracowanych godzin zgodnie z zasadami w firmie i przepisami prawa pracy,
• Stworzenie raportu na podstawie zebranych danych w zaledwie kilka kliknięć,
• Zapewnienie bezpieczeństwa danych,
• Przypisywanie zadań do konkretnych pracowników i obserwowanie ich postępów,
• Wymianę danych z innymi systemami kadrowo-płacowymi, produkcyjnymi, czy biznesowymi.

Ewidentnie RCP oferuje znacznie więcej możliwości, niż dzieje się to w przypadku tradycyjnej listy obecności.

Najważniejsze różnice między RCP a listą obecności

• Sposób rejestrowania obecności – tradycyjna lista wymaga podpisu pracownika i jego weryfikacji przez inną osobę, a w przypadku systemu RCP wystarczy jedno kliknięcie, czy odbicie karty w celu rozpoczęcia dnia pracy.
• Ewidencja czasu pracy – choć lista obecności daje możliwość weryfikacji obecności pracownika, to w przeciwieństwie do elektronicznej alternatywy nie daje informacji o realnie przepracowanym czasie pracy.
• Ryzyko błędów – ręczne wprowadzanie danych do systemu zawsze wiąże się z możliwością popełnienia błędów, dlatego dodane informacje należy weryfikować, co zajmuje czas. System RCP automatycznie zapisuje zebrane dane, a czas można poświęcić na ich ewentualną weryfikację – to jednak znacząco skraca cały proces.
• Organizacja pracy działu kadr – papierowe listy wymagają ich zbierania, sprawdzania kompletności i wprowadzania do systemu. System RCP może usprawnić te zadania poprzez automatyczne gromadzenie danych i przygotowywanie raportów.
• Koszty i wdrożenie – lista obecności nie wymaga szkoleń ani nie niesie za sobą zbyt wielkich kosztów – poza kartkami papieru. System RCP jest wydatkiem i wymaga szkolenia pracowników, jednak w ostatecznym rozrachunku pozwala na znaczące skrócenie wielu procesów w firmie.