Controlling w firmie to chyba jedno z najgorzej rozumianych pojęć w biznesie. Większość ludzi myśli, że chodzi o kontrolowanie każdego kroku pracowników albo jakieś skomplikowane systemy tylko dla dużych korporacji. To kompletne nieporozumienie.
W rzeczywistości controlling to Twoje oko w biznesie. To system, który pomaga podejmować mądre decyzje na podstawie faktów, a nie przeczuć.
Controlling vs księgowość – gdzie jest różnica?
Księgowa pokazuje Ci, co się już stało. Ile zarobiłeś w zeszłym miesiącu, jakie były koszty, ile zapłaciłeś podatków. To historia Twojej firmy. Controlling patrzy w przyszłość i zadaje inne pytania: który klient przynosi największy zysk? Na którym produkcie tracisz pieniądze? Czy osiągniesz cele sprzedażowe? Czy stać Cię na zatrudnienie nowej osoby?
Prostymi słowy – księgowość to lusterko wsteczne, controlling to przednia szyba w samochodzie.
Większość małych firm robi controlling nieświadomie. Kiedy porównujesz, który z dwóch dostaw materiałów był tańszy, to właśnie analizujesz dane. Kiedy zastanawiasz się, czy opłaca się otworzyć drugi sklep, robisz planowanie strategiczne.
Problem w tym, że robisz to chaotycznie, w głowie, bez systemu. A controlling to po prostu uporządkowanie tego procesu.
Co daje Ci system controllingu w praktyce?
Wyobraź sobie, że prowadzisz warsztat samochodowy. Masz trzech mechaników, kilkunastu stałych klientów i różne rodzaje napraw. Bez controllingu nie wiesz, który mechanik jest najbardziej efektywny, które usługi są najdroższe w realizacji, jakie są Twoje rzeczywiste koszty godziny pracy.
Z controllingiem widzisz, że Kowalski robi przeglądy najszybciej, ale przy większych naprawach traci dużo czasu. Że wymiana opon daje najlepszą marżę, ale diagnostyka komputerowa pochłania za dużo kosztów w porównaniu do zysków.
Te informacje pozwalają Ci lepiej przydzielać zadania, ustalać ceny i planować rozwój warsztatu.
Najbardziej niedoceniane narzędzie: analiza rentowności
Większość przedsiębiorców myśli, że jeśli firma ma zysk, to wszystko jest w porządku. To trochę jak myśleć, że jeśli średnia temperatura w ciągu roku wynosi 15 stopni, to zawsze jest ciepło.
Analiza rentowności pokazuje, które części Twojego biznesu naprawdę zarabiają pieniądze. Często okazuje się, że 20% produktów czy usług generuje 80% zysku, a reszta ledwo się opłaca albo wręcz przynosi straty. Możesz podejść systemowo do strategii działania, a dane pomogą przyjąć określoną metodę planowania sprzedaży bottom up, top down lub inną. Nie zgaduj, sprawdź to!
Przykład z życia wzięty: firma sprzedająca artykuły biurowe odkryła, że zarabia głównie na drogich meblach, a tańsze gadżety tylko pochłaniają czas i miejsce w magazynie. Po skupieniu się na rentownych produktach zyski wzrosły o 40%.
Nie musisz robić skomplikowanych analiz. Wystarczy raz na kwartał posiedzieć nad liczbami i sprawdzić, co naprawdę przynosi Ci pieniądze.
Jak zacząć controlling w małej firmie?
Jaki system controllingowy wybrać? Na początku możesz zacząć od prostego arkusza kalkulacyjnego. Zbierz podstawowe dane: przychody z podziałem na produkty lub usługi, główne kategorie kosztów, informacje o klientach. Nie musisz być perfekcyjny – ważne, żeby zacząć.
Zadawaj proste pytania. Który miesiąc był najlepszy i dlaczego? Którzy klienci płacą najszybciej? Jakie są Twoje największe koszty i czy da się je zmniejszyć?
Rób to regularnie. Raz w miesiącu poświęć godzinę na przejrzenie liczb. Raz na kwartał zrób głębszą analizę trendów i rentowności.
Kiedy warto pomyśleć o profesjonalnym oprogramowaniu?
Arkusz kalkulacyjny to dobry start, ale ma swoje granice. Kiedy firma rośnie, ręczne przygotowywanie raportów zabiera coraz więcej czasu, a ryzyko błędów rośnie.
Profesjonalne oprogramowanie do controllingu automatyzuje większość procesów. Zamiast spędzać godziny na przygotowywaniu zestawień, otrzymujesz gotowe analizy rentowności, prognozy sprzedaży i raporty finansowe w kilka kliknięć.
Dobry system controllingowy łączy dane z różnych źródeł – sprzedaży, magazynu, księgowości – i tworzy kompletny obraz firmy. Dzięki temu widzisz zależności, których nie dostrzegłbyś analizując każdy obszar osobno. A wracając do „kontroli pracowników” – choć de facto nie jest to cel, to profesjonalne narzędzia to zwykle także system do controllingu personalnego, dzięki któremu możesz zarządzać kosztami zespołu.
Najważniejsze pytanie: czy czas zaoszczędzony na przygotowywaniu raportów pozwoli Ci skupić się na działaniach, które zwiększą zyski? Jeśli tak, inwestycja w specjalistyczne narzędzia szybko się zwróci.
