Rozpoczynając współpracę z partnerami z innych krajów, wielu właścicieli firm staje przed pytaniem: jak poprawnie wystawić fakturę dla zagranicznego kontrahenta? Zadanie to może wydawać się trudne, zwłaszcza gdy różne przepisy podatkowe, waluty i języki nakładają się na siebie. W takich sytuacjach ogromnym wsparciem okazuje się program do fakturowania, który automatyzuje proces, pomaga uniknąć błędów i zapewnia zgodność z obowiązującymi regulacjami.
W tym artykule wyjaśnimy, jakie typy faktur występują w obrocie międzynarodowym, w kontaktach pomiędzy podmiotami prowadzącymi działalność gospodarczą, na co należy zwrócić uwagę przy ich wystawianiu oraz jakie narzędzia mogą ułatwić codzienną pracę przedsiębiorcy działającego na rynku zagranicznym.
Od czego zależy sposób wystawienia faktury zagranicznej?
To, jakiego rodzaju dokument należy przygotować, wynika z kilku podstawowych czynników:
Miejsce siedziby kontrahenta – czy znajduje się w państwie członkowskim Unii Europejskiej, czy poza jej granicami.
Rodzaj transakcji – sprzedaż towarów, świadczenie usług czy transakcja trójstronna.
Status podatkowy klienta – czy jest czynnym podatnikiem VAT, czy też nie.
Dokumentacja potwierdzająca – np. dowody transportu, odprawa celna czy potwierdzenie odbioru towaru.
Od tych elementów zależy, czy mamy do czynienia z wewnątrzwspólnotową dostawą towarów (WDT), eksportem poza UE, świadczeniem usług dla kontrahentów unijnych czy bardziej złożonymi transakcjami trójstronnymi.
Wewnątrzwspólnotowa Dostawa Towarów (WDT)
WDT występuje, gdy przedsiębiorca z Polski sprzedaje i wysyła towary do kontrahenta prowadzącego działalność gospodarczą w innym kraju UE. Aby móc zastosować stawkę 0% VAT, muszą być spełnione określone warunki:
towar faktycznie opuszcza Polskę i trafia do innego państwa UE,
zarówno sprzedawca, jak i nabywca posiadają aktywne numery VAT-UE,
dostawa została odpowiednio udokumentowana, np. listami przewozowymi czy potwierdzeniem odbioru.
Faktura dla takiej transakcji powinna zawierać dane stron wraz z numerami VAT UE, stawkę 0% VAT (o ile są spełnione warunki), szczegółowy opis towarów. Ponadto można zastosować adnotację wskazującą na zastosowanie procedury WDT.
Wewnątrzwspólnotowe Świadczenie Usług
Kiedy polski przedsiębiorca świadczy usługi na rzecz podmiotów z innych krajów UE, zazwyczaj obowiązuje zasada, że usługa jest opodatkowana w kraju, w którym usługobiorca ma siedzibę oraz zasada odwrotnego obciążenia. Oznacza to, że to nabywca rozlicza VAT w swoim kraju.
Taka faktura powinna zawierać:
dane usługodawcy i usługobiorcy wraz z numerami VAT UE,
adnotację „odwrotne obciążenie” lub jego odpowiednik w języku kontrahenta,
informację o niepodleganiu podatkowi VAT w Polsce,
opis świadczonej usługi i datę jej wykonania.
Należy jednak pamiętać o wyjątkach. Usługi związane np. z nieruchomościami, kulturalne czy gastronomiczne rozliczane są w miejscu faktycznego wykonania.
Transakcje trójstronne w UE
Ciekawym przypadkiem jest wewnątrzwspólnotowa transakcja trójstronna, w której uczestniczą trzy podmioty z różnych państw członkowskich. Towar trafia bezpośrednio od dostawcy do końcowego odbiorcy, a pośrednik wystawia fakturę, często bez fizycznego udziału w dostawie.
Dokument wystawiany przez pośrednika powinien zawierać m.in.:
dane pośrednika i odbiorcy wraz z numerami VAT UE,
informację, że transakcja nie podlega opodatkowaniu w Polsce,
adnotację o odwrotnym obciążeniu,
adnotację o uproszczonej procedurze rozliczenia VAT zgodnie z dyrektywą unijną.
Eksport towarów poza Unię Europejską
Eksport to dostawa towarów do państw spoza UE. Również tutaj przedsiębiorca może zastosować stawkę 0% VAT, o ile dysponuje dokumentem celnym potwierdzającym wywóz towaru. Ważne, by został on dostarczony w ciągu 2 miesięcy od zakończenia miesiąca, w którym dokonano dostawy.
Faktura eksportowa powinna zawierać:
dane sprzedawcy wraz z nr VAT UE,
dane nabywcy zagranicznego (również, gdy nie ma numeru VAT),
opis towarów oraz wartość transakcji,
stawkę 0% VAT, jeśli warunki zostały spełnione.
Dlaczego warto korzystać z narzędzi do fakturowania?
Samodzielne przygotowywanie dokumentów może prowadzić do pomyłek – niewłaściwe oznaczenie stawki VAT, brak wymaganej adnotacji czy błędne dane kontrahenta to częste problemy. Z kolei przepisy w zakresie e-fakturowania i Krajowego Systemu e-Faktur dodatkowo komplikują zadanie.
Rozwiązaniem jest korzystanie z nowoczesnych systemów. Profesjonalny program umożliwia wystawianie faktur w różnych walutach, w wielu językach, a także automatycznie dodaje stosowne oznaczenia zgodnie z rodzajem transakcji. Dzięki temu przedsiębiorca zyskuje pewność, że dokumenty są zgodne z prawem i bezpieczne.
Dlaczego CONTsup to dobre rozwiązanie dla firm?
Wybór odpowiedniego narzędzia do fakturowania ma kluczowe znaczenie, zwłaszcza w przypadku przedsiębiorców prowadzących działalność międzynarodową. CONTsup wyróżnia się na tle innych systemów kilkoma istotnymi funkcjami:
Automatyzacja procesu fakturowania – po wybraniu odpowiedniej stawki VAT system samodzielnie dodaje wymagane adnotacje i oznacza transakcje zgodnie z przepisami. Ponadto w strukturze KSeF zostanie zastosowana stawka VAT zgodna z wytycznymi, a transakcja zostanie ujęta w odpowiedniej pozycji podsumowania VAT.
Obsługa różnych języków i walut – faktury można wystawiać z tłumaczeniami w języku kontrahenta i w dowolnej walucie, co zwiększa profesjonalizm i ułatwia współpracę.
Integracja z KSeF – dokumenty są zgodne z obowiązującymi wzorcami faktur ustrukturyzowanych i bez problemu trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur.
Weryfikacja numerów VAT UE – system sprawdza dane kontrahenta w bazie VIES, co pozwala uniknąć błędów i ryzyka podatkowego.
Intuicyjna obsługa – nawet osoby bez doświadczenia w księgowości szybko nauczą się korzystać z programu.
Dzięki temu CONTsup jest nie tylko narzędziem, w którym można wystawić proste faktury, ale też realnym wsparciem w codziennym zarządzaniu biznesem. W praktyce oznacza to oszczędność czasu, minimalizację ryzyka błędów i większe bezpieczeństwo podatkowe.
Podsumowanie
Wystawianie faktur zagranicznych wymaga znajomości wielu zasad – od określenia miejsca opodatkowania, przez rodzaj transakcji, aż po poprawne udokumentowanie dostawy.
Niezależnie od rodzaju sprzedaży, ogromnym ułatwieniem jest wsparcie technologiczne. Programy fakturujące automatyzują proces, eliminują ryzyko pomyłek i gwarantują zgodność z obowiązującymi przepisami. Takie narzędzia nie tylko przyspieszają codzienną pracę, ale również wspierają rozwój biznesu na arenie międzynarodowej.
Dzięki integracji z systemami podatkowymi i możliwością generowania dokumentów w różnych językach, przedsiębiorcy mogą skupić się na rozwijaniu firmy, zamiast tracić czas na biurokrację. A najlepiej, gdy taki system to nie tylko aplikacja do faktur, ale także kompleksowy program do zarządzania finansami firmy, który bez potrzeby osobnego wprowadzania danych wspiera w rozliczeniach, raportach i analizie wyników finansowych.
