fbpx

5 SPOSOBÓW JAK NAUCZYĆ SIĘ SŁYSZEĆ CO MÓWIĄ INNI.

5 SPOSOBÓW JAK NAUCZYĆ SIĘ SŁYSZEĆ CO MÓWIĄ INNI.

Jest tak wiele szkoleń dotyczących jak mówić by nas słuchano, jak występować publicznie, jak zostać mówca doskonałym, jak się nieziemsko zaprezentować,  a tak niewiele o biegłości w słuchaniu, że postanowiłam wrzucić dzisiaj pierwszą część wiedzy dotyczącej tej niezwykle ważnej umiejętności.

Po co to?  Gdyż dużo ważniejsze od tego co mówisz, jest czy i jak inni to usłyszą.  Sam fakt, że się mówi to dużo za mało. Podstawą wielu opóźnień w projektach, konfliktów międzydziałowych, zerwanych negocjacji i kłótni jest właśnie fakt, że ludzie nie są nastawieni na słuchanie a na mówienie. Zaobserwuj to na własnym podwórku. Spotykasz się ze znajomym aby posłuchać co u niego, czy powiedzieć co u ciebie? To z jakim nastawieniem idziesz na takie spotkanie będzie później miało przełożenie na to, co w ogóle wiesz o swoim koledze, kliencie, dostawcy i czy te spotkania mają sens.

Dokładnie tak samo jest w biznesie. Złota zasada to: najpierw słuchaj, potem otwieraj usta.

Tu pojawia się jeszcze jedna kwestia. Słuchać czy usłyszeć?

Nie widzisz różnicy? Weźmy przykłady. Możesz przez cały dzień słuchać radia, ale nie odpowiesz na koniec dnia na pytanie typu: „Co nowego się dzisiaj dowiedziałeś?” Możesz uczestniczyć na Zoomie w dyskusji, słuchać przez dwie godziny  wypowiedzi specjalistów z różnych krajów, a gdy dostaniesz zadanie podsumowania dyskusji, to okaże się, że nie masz nic do powiedzenia. Dlaczego? Po prostu słuchałeś. Nie byłeś nastawiony ani na zapamiętywanie, ani na zrozumienie. Wystarczył ci szum głosów w uszach.

Usłyszeć, to już jest wyższa szkoła jazdy. Aby usłyszeć musisz się zaangażować.

Co zatem zrobić aby słyszeć? Oto 5 ćwiczeń, które ci pomogą:

Rozpoznaj kiedy nie słuchasz

Zacznij od poznania samego siebie.  Obserwuj swoje zachowanie, zaangażowanie, reakcje.

Monitoruj siebie i jak tylko zauważysz któryś z poniższych znaków, zatrzymaj się i przekieruj uwagę.

– Prosisz o powtórzenie. W sytuacji gdy stoisz przy prasie i jest straszny huk, taka prośba nie zdziwi.  Gdy jednak wokół jest cisza, nie gra w tle orkiestra filharmonii, a ty prosisz o powtórzenie, to znaczy że jesteś rozkojarzony i nie słuchasz. Dla drugiej strony to sygnał, że nie jesteś zainteresowany  tym , co ona ma do powiedzenia.  Dodatkowo gdy jest to twój przełożony i powie „Nie słuchałeś”, to jest już za późno.

– Przerywasz mówcy. Pozwól się wypowiedzieć do końca i rozwinąć temat wypowiedzi.

– Debatujesz. Rozmówca jest w połowie zdania, a ty już zadajesz nowe pytania, nie zgadzasz się, proponujesz rozwiązania, wysuwasz kontrargumenty. Usłysz najpierw całość.

– Zmieniasz temat rozmowy. Osoba która właśnie mówi, odbierze to z dużym prawdopodobieństwem, jako ignorowanie jej  i uznanie tematu dla niej ważnego, za nieinteresujący i nieważny.  Nawet jeżeli zmiana tematu wynika z tego, że właśnie przypomniałeś sobie o czymś związanym z wątkiem głównym wypowiedzi i koniecznie chcesz o tym powiedzieć, powstrzymaj się .

– Eksplorujesz strony internetowe w komórce, tablecie czy laptopie.  Tego się nie da nie zauważyć ze strony mówcy.  Wprowadź zasadę, że zawsze gdy zaczynasz z kimś rozmowę, skupiasz się tylko na tej rozmowie. Odkładasz komórkę, odwracasz się od komputera.

Przypomnij sobie i zanotuj co się dzieje, gdy ciebie nikt nie słucha.

„Nie rób drugiemu tego, co tobie niemiłe”. To najtrafniejsza parafraza tego co chcę ci przekazać. Poświęć chwilę i zapisz 10 określeń, które przychodzą ci do głowy, w sytuacji gdy to ktoś nie poświęca uwagi tobie. Np. „ Jestem nudziarzem”, „Ja się nie liczę”. Jak ty się wtedy czujesz (zaniepokojony, zdemotywowany), jakie emocje odczuwasz (złość, agresję, panikę) i jakie obrazy na przyszłość zaczyna tworzyć twoja wyobraźnia (nie dadzą mi więcej projektu, zdegradują mnie, nie dostanę premii).  Będą to zapewne same niepozytywne spostrzeżenia.

To właśnie czują także inni ludzie, gdy ty ich nie słuchasz. To działa w obie strony.  To ćwiczenie pozwala wydobyć z siebie trochę empatii i pozbyć się takiego zachowania na przyszłość.

 Praca z motywacją

Zacznij od tego, dlaczego chcesz być lepszym słuchaczem.  Czy to jest dla ciebie ważne i czy widzisz i rozumiesz siłę tej umiejętności?

Słyszysz od wielu osób, że i tak nigdy nie słuchasz. Postanowiłeś to zmienić?

Twój klient lub dostawca stracił ochotę na rozmowy z tobą. Zrozumiałeś dlaczego?

Odkryj swoje powody.  One będą silnikiem przy pracy nad motywacją.  Bycie dobrym słuchaczem to potężny sposób na przekonanie do siebie ludzi, bowiem pokazujesz w ten sposób, że ci na nich zależy.

Umiejętność słuchania jest konieczna aby dotrzeć do sedna problemów i zagadnień.

Może być tak, że od miesięcy a nawet lat, bardzo pobieżne słuchasz tego, co mówi twój przełożony, klient, doradca, współpracownik i nie jesteś świadomy tego, co się dookoła ciebie dzieje.  Widzisz tylko wierzchołek góry lodowej, a wszystkie wartościowe informacje, spostrzeżenia, dane do ciebie nie docierają.  Pływasz na powierzchni wody w słuchawkach i nie słyszysz jak inni krzyczą „Rekin!” i nie widzisz pod sobą zbliżającego się zagrożenia.

Wsłuchanie się w to, co inni mówią i dlaczego mówią to, co mówią, może ci zaoszczędzić dużo stresu i zapobiec staniu pod drzewem gdy zbliża się burza lub szukaniu grzybów  gdy jest susza. O sukcesie często decydują niuanse. A one prawie nigdy nie są oczywiste.  

W dążeniu do bycia leaderem powinieneś zdawać sobie również sprawę z tego, jakie są konsekwencje niedosłyszenia głosów innych.  Po któreś z kolei nieudanej próbie przekazania ważnej informacji, nadawca przestanie próbować dalej.  Ty się nie zorientujesz, że coś cię ominęło, a dodatkowo ta osoba poczuje się urażona, że ją ignorujesz. 

Kontakt wzrokowy i mowa ciała

Kontakt wzrokowy pokazuje, że jesteś zaangażowany i zachęca ludzi do mówienia więcej. To sposób wyrażania empatii i zrozumienia. Bez tego ludzie są znacznie mniej skłonni do otwarcia się.

Zacznij więc go ćwiczyć. Poza odłożeniem komórki, patrz  swojemu rozmówcy w oczy. Jeżeli do tej pory tego nie robiłeś, to rozpocznij od wybrania jednej , dwóch osób, z którymi masz najlepsze relacje w pracy i zróbcie sobie wyzwanie, że rozmawiacie tylko wtedy gdy możecie utrzymać kontakt wzrokowy. Siedzicie plecami do siebie? Musicie się odwrócić. Siedzicie na innych piętrach? Zaplanujcie 5-cio minutowe spotkania kilka razy dziennie, gdzie słuchający nie może spuścić wzroku z mówiącego (można to połączyć z innym ćwiczeniem, o którym jeszcze będzie mowa).  Przy okazji rozmów biznesowych będziesz nabierał wprawy w słuchaniu z pełnym zaangażowaniem i jeszcze się dobrze bawił.

Mowa ciała jest równie ważna jak słowa. Zaobserwuj jak się zachowujesz. Założonym rękoma wysyłasz informację, że jesteś niezadowolony, nie zgadzasz się lub że szykujesz się do ataku. Stukając długopisem w blat biurka, pokazujesz albo zniecierpliwienie albo rozczarowanie. Spoglądając co chwila na zegarek dobitnie pokazujesz, że albo się śpieszysz, albo jesteś znudzony.  Popatrz na innych i zauważ jakie oni wysyłają znaki niewerbalne. Patrzenie na siebie może być za trudne. Mowa ciała jest jednak w miarę uniwersalna.

Za formę mowy ciała można uznać potakiwanie  przez skinienie głową.  Dajesz w ten sposób wyraźny znak, że słyszysz i rozumiesz to, co ci jest przekazywane jak również, że się  z tym zgadzasz. Zachęcasz tym samym do dalszej wypowiedzi i powiedzenia ci więcej. Narrator widzi w tobie aktywnego słuchacza i odczuwa zainteresowanie. 

Możliwe, że nawet nieświadomie to stosujesz.  Podobnie jak to, że się uśmiechasz, gdy słyszysz coś radosnego lub że okazujesz troskę, gdy pojawia się niepokojący przekaz.

Aktywne słuchanie

Częścią uważnego słuchania jest interakcja miedzy mówcą, a słuchającymi.  Jest to możliwe tylko wtedy, gdy faktycznie kogoś słuchasz.  Możesz wówczas zastosować pytania, parafrazy, odzwierciedlenia lub dowartościowania. 

Zadawanie pytań to banał. Jednak zadawanie właściwych pytań, to już coś, nad czym zawsze można popracować.  Proponuję wprowadzenie do takich interakcji jak największej ilości pytań otwartych. To pytania , na które nie da się odpowiedzieć „tak” lub „nie”. Zamiast zapytać: „Czy są jakieś badania potwierdzające tę metodę?” możesz zapytać: „Na podstawie jakich badań chce pan zastosować taką metodę?”. Na pytanie zamknięte może być krótka odpowiedź: „Tak”.  Odpowiedz na pytanie otwarte, da ci więcej argumentów, aby na przykład z czymś się zgodzić lub nie.  Pytania otwarte zaczynają się od „Co?”, „Dlaczego?”, „Jak?”, W jaki sposób?”, „Kiedy?”.

Mogą to być również zwykłe pytania doprecyzowujące, jak:

– Czy mógłby Pan powiedzieć to samo, ale mniej technicznym językiem?

– Jest szansa na więcej informacji na ten temat?

– Nie zrozumiałem tego przykładu. Czy może Pani podać inny?

Parafrazowanie jest doskonałym sposobem na utwierdzenie się, że dobrze zrozumiałeś inną osobę. Powtarzasz bowiem to samo co już zostało powiedziane, ale innymi słowami jednocześnie zachowując sedno sprawy.  Bardzo przydaje się w sytuacjach gdy dostajesz niedoprecyzowane zadanie, gdy podczas jednej rozmowy poruszanych jest wiele kwestii jednocześnie, gdy twój rozmówca jest roztargniony lub kontaktujesz się z osobą w innym języku niż twój macierzysty.  Stosując parafrazę (omówienia) pokazujesz, że starasz się zrozumieć to co ktoś ma dopowiedzenia. Zacznij już dzisiaj ćwiczyć.

Najczęściej używane zwroty to:

– Jeżeli dobrze rozumiem ….

– Czy dobre zrozumiałem, że ….

– Czy twierdzi Pan, że….

– Z tego co Pan powiedział wynika, że …

Odzwierciedlenie wymaga więcej ćwiczeń, ale jest też bardziej skuteczne. Przy odzwierciedleniu chodzi o to, abyś odbił jak w lustrze, to co mówi, robi, jak się wyraża i gestykuluje twój rozmówca.  Pisząc o ćwiczeniach rzeczywiście powinieneś się do nich przyłożyć i najpierw poćwiczyć na najbliższych znajomych, zanim przeniesiesz to do świata zawodowego.  Zbyt często widziałam jak adepci tej techniki niczym papugi, bezmyślnie kopiowali każde zachowanie i zamiast skupić się na sensie rozmowy, skupiali się na „małpowaniu”. 

Twoim celem jest dostrojenie się do osoby z która rozmawiasz.  Gdy ona mówi spokojnie i wolno, spróbuj złapać jej rytm. Gdy ona wstaje co chwila z fotela, ty nie siedź wbity w krzesło. Ale tutaj też ma zastosowanie zasada złotego środka.  Nie zawsze, nie z każdym i tylko gdy już to masz przećwiczone.

W mowie możesz zastosować następujące zwroty:

– Świetnie rozumiem Pani zaniepokojenie.

– Na Pana miejscu te bym tak się poczuł.

– Widzę, że jest Pan zadowolony.

– Myślę podobnie jak Pani.

– Obserwując zachowanie zespołu, zakładam że szkolenie się podobało i było wartościowe.

Z dowartościowaniem jest podobnie jak z odzwierciedleniem.  Trening czyni mistrza. Łatwo jest przedobrzyć. Zamiast wprowadzenia dobrej atmosfery i zaufania można wzbudzić podejrzliwość, obudzić wątpliwości lub być posądzonym o podlizywanie się.

Szukaj w każdym tego, co faktycznie jest jego mocną stroną i akcentuj to w rozmowie. Każdy lubi poczuć się doceniony.  Jak to wyrazi? Oto kilka przykładów:

– Jak Pani to zrobiła? To zupełnie nieoczekiwanie rozwiązanie.

– Miał Pan odwagę aby to zrobić!

– Sama prawda to, co Pani mówi.

– Bardzo dziękuję za poruszenie tego tematu, dla mnie jest on także ważny.

Pora na ćwiczenia praktyczne. Zatem, powodzenia!


Może Cię też zainteresuje:


Jeżeli nie chcesz przegapić najświeższych informacji, to zapisz się do Newslettera już dzisiaj: