fbpx

JAK SIĘ PRZYGOTOWAĆ DO OCENY ROCZNEJ.

JAK SIĘ PRZYGOTOWAĆ DO OCENY ROCZNEJ.

Niezależnie od tego czy oceny roczne są u twojego pracodawcy przeprowadzane na koniec roku, czy zaraz na początku roku,  w pierwszym, czy w drugim kwartale roku, warto przygotowywać się do nich w trybie ciągłym, a nie na kilka godzin wcześniej. Dotyczy to zarówno przygotowań osoby która ocenia, jak i tej ocenianej.

We wcześniejszym artykułach pisałam, że osobiście jestem zwolenniczką ciągłego feedbacku, jednak nie zawsze to my decydujemy o formie i częstotliwości ocen pracowniczych. Gdy pracodawca stosuje u siebie wybrany sposób oceny, zwykle z tym nie dyskutujemy (bez zaproszenia do dyskusji).

Wiedząc, że pracujesz w systemie ocen rocznych posiadasz świadomość, że masz w roku tylko jedną szansę na podsumowanie swoich działań i sprzedanie swoich osiągnięć i wyników przełożonemu.

Specjalnie użyłam czasownika „sprzedanie” gdyż taka rozmowa sprowadza się do swoistych negocjacji: jestem wart swojego stanowiska i zarobków, zasługuję na więcej lub nie wypadam najlepiej  czy ostatecznie dałem ciała. Z jednej strony twój przełożony będzie miał swoje argumenty, a drugiej ty swoje. W trakcie spotkania oceniany będzie chciał wypaść jak najlepiej i będzie mówił o swoich zaletach, korzyściach dla pracodawcy, osiągnieciach, tym co się udało i z czego firma może się cieszyć. Czyli niczym w procesie sprzedaży będzie dążył do przekonania swojego przełożonego, że jego praca jest potrzebna, efektywna, przynosi korzyści i warto go nie tylko zatrzymać w firmie, ale również zainwestować w niego więcej.

Poniżej trochę praktycznych wskazówek, zarówno gdy to ciebie oceniają jak i gdy to ty oceniasz innych.

Jak się przygotować,  gdy to ty jesteś oceniany ?

Aby uniknąć pułapki oceniania tylko ostatnich kilku tygodni lub miesięcy pracy, zamiast całego roku, ważne jest, aby przygotowania do oceny rocznej trwały cały rok.  Dzięki temu będziesz się mniej stresował, będziesz czuł, że idziesz na takie spotkanie przygotowany, będziesz umiał rozmawiać merytorycznie o swojej pracy. 

Jak to zrobić? Najlepiej zaraz po zakończeniu ostatniej oceny, zarezerwować sobie 1-2 strony w kalendarzu, notesie (lub stworzyć notatkę w telefonie) gdzie będziesz systematycznie zapisywał swoje sukcesy, osiągane wyniki, pochwały od innych, to co poszło super, dobrze lub nie najlepiej. 

Ważne, aby mieć miejsce na dodawanie takich informacji (plik w komputerze także może być rozwiązaniem), a jeszcze ważniejsze aby to systematycznie robić.

W pędzie korpo życia łatwo jest samemu przed sobą się wytłumaczyć, że nie ma się na wiele spraw czasu.  Ale ta sprawa dotyczy bezpośrednio ciebie i za rok może być bezcennym zbiorem plusów i minusów. Zapisuj wszystko z datami, nazwiskami, sytuacjami. Przygotowując się za kilka miesięcy do rozmowy rocznej będziesz mógł rzeczywiście odnieść się do całego roku. Plusy z marca prawie nigdy nie są pamiętane w grudniu.  W grudniu pamięta się o  listopadzie, czasami o październiku.

Bardzo często ocena okresowa zawiera w sobie cele wcześniej omówione i wyznaczone na dany rok.

Wydrukuj je w momencie ich zatwierdzania i regularnie odczytuj i weryfikuj stopień i realizacji.

Sugeruję, aby robić to raz w miesiącu, w określonym dniu. Ustaw sobie przypomnienie cykliczne w kalendarzu. Wklej do niego swoje cele i nie pozwól o nich zapomnieć.

W sytuacji gdy stopień realizacji celów ma wpływ na dodatkową  premię, lepiej abyś o niczym nie zapomniał. Gdy przypomnisz sobie o liście celów dwa dni przez rozmową roczną, może być za późno na nadrobienie.  Przeglądając cele i notując ich realizację zanotuj także:

– Czego się przy okazji nauczyłeś?

– Jak możesz wykorzystać to doświadczenie w przyszłości?

– Czy w międzyczasie pojawiły się inne cele i priorytety i co z nim zrobiłeś?

– Co powoduje, że jakiegoś zadania w ogóle nie podejmujesz?

– Co ci przeszkadza w realizacji celu? W czym możesz poprosić o pomoc i kogo?

– Co możesz zrobić inaczej, aby zrealizować cel?

Regularny przegląd i chwile zastanawiania się nad finałem, pozwolą ci na urealnienie wykonania celów.

Widząc podsumowanie roku, zastanów się z kolei nad nowymi celami, które zapewne będziecie omawiali z przełożonym. 

– Jakie nowe obowiązki chcesz przejąć?

– W jakie projekty chciałbyś być zaangażowany i co możesz do nich wnieść?

– Jakie umiejętności chciałbyś rozwinąć lub opanować w kolejnym roku?

– Jakie słabe strony chciałbyś poprawić?

– Kim chcesz być za 3-5 lat i co już teraz możesz robić, aby twój cel był realny?

Kolejny etap przygotowania to pytania, które chcesz zadać. Mogą one dotyczyć na przykład  przyszłości firmy, działań rozwojowych, przyszłości twojego zespołu, możliwości odbycia lub dofinansowania szkoleń lub studiów, możliwości awansu, przejścia do innego działu.  Będzie to przydatne szczególnie gdy pracujesz w strukturze rozproszonej, z domu, gdy kontakty face to face (twarzą w twarz) z twoim przełożonym są rzadkie.

I przygotuj się na trudną rozmowę.

Nawet gdy ty sam siebie ocenisz najwyżej i będziesz zadowolony z tego co i jak zrobiłeś, podczas rozmowy może się okazać,  że przełożony lub inni oceniający twoją pracę, wypowiedzą się zupełnie inaczej. Nikt nie jest doskonały, a ciągłe doskonalenie się jest naturalną drogą.

Gdy spotkasz się z konstruktywną (lub nie) krytyką wiedz, że krzyk i emocje są najgorszym co możesz zrobić. Niezależnie od tego co usłyszysz i jak bardzo będzie to sprzeczne z twoją wizją samego siebie, zanim zaprotestujesz, zrób pauzę i policz do dziesięciu.

Zrezygnuj z  odpowiedzi typu: „ Nie wiedziałem, że to było niewłaściwe czy złe”, „To się już nigdy nie powtórzy”, „ W poprzedniej firmie to było ocenione inaczej”. Więcej informacji jak zareagować na negatywną informację zwrotną znajdziesz w artykule z datą 12 listopada 2020.

Jak się przygotować, gdy to ty oceniasz?

Jeżeli jesteś osobą która będzie oceniała innych, roczna rozmowa oceniająca jest szansą na podniesienie motywacji, zaangażowania i lojalności pracownika w kolejnym okresie. 

Ocena roczna powinna się odnosić do całego roku. W praktyce zbyt często spotykane są sytuacje , gdy rozmawia się tylko o ostatnich tygodniach lub miesiącach. Dlaczego? Ano dlatego, że pamięć ludzka zawodzi. Gdy masz jedną, dwie osoby do oceny to może będziesz pamiętał w styczniu o tym co były w marcu. Jednak gdy masz kilkanaście lub kilkadziesiąt opinii do wystawienia, prawie zawsze odniesiesz się tylko do tego co akurat pamiętasz, czyli stosunkowo krótkiego okresu wstecz,  a nie całego roku.

Jak to zrobić? Załóż dla każdej osoby oddzielny plik w komputerze i wrzucaj systematycznie do niego swoje obserwacje, opinie, z czym zauważasz, że pracownik ma kłopoty, co robi doskonale, jakie ma wyniki, czy angażuje się w życie firmy, opinie klientów i współpracowników, etc.

Będziesz mógł obserwować na przestrzeni miesięcy, czy pracownik robi postępy czy powiela niewłaściwe zachowania lub ocenić poziom motywacji.

Aby prowadzić takie notatki konieczne jest poznanie formularza oceny przez wszystkie strony, dużo wcześniej . Ocenie będzie podlegało tylko to, co jest w przygotowanym arkuszu oceny.

Podstawową częścią każdej oceny okresowej jest odniesienie jej do określonych zadań i funkcji jakie oceniana osoba pełni w firmie. Czy pracownik wie jaki jest zakres jego odpowiedzialności i obowiązków? Czy przypadkiem w ciągu roku nie zmieniono w firmie tego zakresu? Czy poinformowałeś  pracowników o potencjalnych zmianach w stosunku do tego, co podpisywali przy przyjmowaniu do pracy?  Czy może będzie to dla nich zaskoczeniem podczas rozmowy rocznej? Dbanie o przejrzystość formularza i jego aktualność to praca domowa managera.

Chociaż to ty jesteś najlepszą osobą do oceny pracownika, pomocne jest również uzyskanie opinii od klientów, współpracowników i innych managerów. Nie zawsze uwzględnia to formularz oceny. Jednak ty możesz nieformalnie innych pytać, aby zweryfikować swoją opinię.

Gdy już przejdziesz do formularza oceny, postaraj się o znalezienie 2-3 konkretnych przykładów dla każdej ocenianej kompetencji. Im bardziej obrazowo będziesz mógł rozmawiać, tym trudniej będzie dyskutować z argumentami. Dzięki temu tylko podsumujesz co zostało zrobione w danym roku. Można będzie się skupić na rozmowie o oczekiwaniach i celach na następny rok.

Niezależnie od powyższego, w wielu poważnych sytuacjach pojawiających się w ciągu roku powinieneś reagować natychmiast, nie czekając na ocenę roczną.  Gdy rozpoznasz problem, omów go na bieżąco z pracownikiem. Najlepiej jeszcze tego samego dnia. To co możesz uwzględnić w ocenie rocznej, to czy pracownik wyciągnął wnioski z takiej rozmowy i w sposób zauważalny wpłynął na swoje zachowanie lub rozwinął wcześniej zdiagnozowane niewystarczające umiejętności. Czekając do rozmowy rocznej możesz albo o tym zapomnieć, albo stracić ostrość widzenia tej samej sytuacji po upływie dłuższego czasu.

Właśnie w takich sytuacjach możesz tworzyć dla swoich wewnętrznych potrzeb notatki i gromadzić je w katalogu pracownika. Zalecam również regularne prowadzenie analizy słabych i mocnych stron pracownika. Na przestrzeni lat, będzie wówczas widać jak pracowałeś nad jego słabymi stronami i czy pamiętasz o kompetencjach, które są ukryte lub rzadko kiedy wykorzystywane.

Podczas rozmowy rocznej będziesz mógł te porównania wykorzystywać, chociażby po to, aby wzmocnić pracownika, który ma poczucie, że jest gorszy od innych.  Z drugiej strony, warto takie zestawiania analizować gdy pojawiają się nowe stanowiska pracy, przejmujesz dodatkowe zespoły lub projekty.  Zamiast zaczynać od rekrutacji zewnętrznych, możesz wówczas sięgnąć do ocen okresowych i zaproponować pracę komuś z twojego zespołu.

I tutaj mamy kolejny etap przygotowań. Jakie cele chcesz postawić swoim pracownikom na kolejny rok? Jako osoba będąca wyżej w hierarchii, wiedząca i widząca więcej, nie powinieneś zostawiać tematu celów do samodzielnego ustalenia przez pracownika. On może mieć swoje propozycje, ale to ty jesteś odpowiedzialny za całościowe wyniki, za niską rotację, za poziom zadowolenia z pracy czy współpracę. Znajdź więc czas na rozmowy ze swoimi przełożonymi zanim przystąpisz do ocen rocznych. Dowiedz się jakie są oczekiwania, wytyczne dotyczące twojego zespołu, jaki masz budżet, na co będą fundusze w kolejnym roku. Porozmawiaj z kierownikami innych działów jakie planują szkolenia. Może kilku twoich pracowników ma szansę dołączyć do już utworzonych grup szkoleniowych.  Gdy widzisz konkretne braki szkoleniowe, zawczasu dowiedz się o kto, gdzie, w jakim zakresie i za ile może pomóc w podnoszeniu umiejętności.  Idąc na spotkanie oceniające bądź gotowy do dyskusji, a nie tylko na monolog lub słuchanie.

Trudnym tematem są zazwyczaj podwyżki, nagrody pieniężne, premie uznaniowe. Mogą być one ściśle powiązane z wynikami oceny. Zawsze przygotuj się do tego tematu szczegółowo i zbierz jak najwięcej się da argumentów, przykładów, uzasadnień. Wg mojej oceny, premiowanie wszystkich równo lub tylko na zasadzie stażu pracy jest bardzo demotywujące. Tylko teoretycznie nie mówi się w firmach o zarobkach. W praktyce i tak każdy będzie wiedział jakie premie przyznałeś. Im mniejszy budżet masz na podwyżki czy premie, tym więcej czasu poświęć na jego rozdysponowanie. 2% dla wszystkich nie podziała tak motywująco, jak po 30% dla tych, którzy naprawdę, w sposób widoczny w całej organizacji, postarali się i zrobili np. więcej niż wynikało z ich celów. Zasłanianie się polityką firmy, lub praktyką firmy równego traktowania wszystkich pracowników, świadczy tylko o wątpliwym zrozumieniu  rynku i ludzi przez decydentów w firmie. 

Na zakończenie chciałabym jeszcze raz podkreślić, że praca z ludźmi to proces ciągły. Niezależnie od zajmowanego stanowiska, buduj w sobie nawyk systematyczności. Nawyk buduje się powtarzając pożądane działanie i kontrolując jakość tego działania. Potraktuj ocenę okresową jako działanie cykliczne, niezależnie od przyjętej w twojej organizacji jednej oceny w roku. Przeglądaj kryteria oceny i ustalenia roczne co najmniej raz w miesiącu. Zaplanuj na to czas w kalendarzu i potraktuj jako ważne zebranie sam ze sobą. Ty jesteś zawsze najważniejszy.




Może cię też zainteresować:


Jeżeli nie chcesz przegapić najświeższych informacji, to zapisz się do Newslettera już teraz: