fbpx

10 SPOSOBÓW NA EFEKTYWNE WYKORZYSTANIE CZASU PRACY

10 SPOSOBÓW NA EFEKTYWNE WYKORZYSTANIE CZASU PRACY

Ilość czasu jaką mamy w ciągu doby, jest taka sama dla każdego i wynosi: 24 godziny lub 1440 minut. Nie da się minut lub godzin dodać, chociaż tak bardzo i tak często o tym marzymy. Nie da się także zarządzać czasem. Czas nieubłagalnie płynie i nie mamy na ten upływ czasu żadnego wpływu. Czy chcemy, czy nie chcemy, trwa odliczanie i po 1440 minutach zaczyna się kolejna doba.

Każdego dnia co najmniej 480 minut spędzasz w pracy. Tyle bowiem wynosi dobowy wymiar czasu pracy w najczęściej spotykanym systemie rozliczeniowym. 8 godzin dziennie, na które masz ogromny wpływ i które oddajesz innym w zamian za swoją wypłatę. Bardzo często jednak rzeczywisty czas pracy to nawet 10-12 godzin dziennie.

Czy możesz coś zrobić aby pracować maksymalnie 8 godzin dziennie ? Oczywiście, że możesz. Jest tylko jedno założenie,  jedno ale. Musisz tego chcieć. Gdy nie ma w tobie wewnętrznej potrzeby sprawnego załatwiania spraw, efektywnych działań,  to żadna wiedza teoretyczna nie pomoże. Zakładam jednak, że skoro czytasz ten wpis, to chęć masz. Tylko nie wiesz jak to zrobić. Podzielę się z tobą wiedzą, którą zdobyłam i faktycznie zastosowałam. Dzisiaj uważam, że należę do osób bardzo dobrze zorganizowanych i „dogaduję się z czasem”.  Jednak nie wszystko można zawsze i u każdego zastosować. Są różne zespoły, różne biura, różne stanowiska.  To co zadziałało u mnie, nie musi w takim samym zestawie zadziałać u ciebie. Najlepszą metodą jest testowanie. 

Co zatem zrobić, aby 8 godzin wystarczyło na ogarnięcie spraw zawodowych?

Poranne rytuały 


Zacznę od razu z grubej rury. Poranne powitania, pogaduszki, picie trzech kaw na różnych piętrach to miły, ale wiecznie głodny pożeracz czasu. Z moich obserwacji mogę śmiało powiedzieć, że to nawet do 20—40 minut dziennie (przy Inicjatywnym typie zachowań).

Pracując w biurze,  gdzie jesteś sam, lub masz 2 – 3 osoby wokół siebie, przywitanie się z każdym i zamienienie po dwa zdania, to nie jest jeszcze powód do refleksji. Jednak w „open space”, gdzie znajduje się do kilkudziesięciu osób, a ty dodatkowo siedzisz na końcu takiego pomieszczenia, droga do biurka usłana jest dziesiątkami podań ręki, zatrzymań się i reakcji na „Cześć”, „Co u ciebie?”, „Jak tam weekend?”, „Mam do ciebie sprawę”, etc.  Za chwilę idziesz na poranną kawę i spotykasz tych, których nie mijałeś w biurze. I ponownie wchodzisz w mniejsze lub większe pogawędki o wszystkim i o niczym.

Możesz powiedzieć, że kultura tego wymaga aby z ludźmi rozmawiać lub, że lubisz te poranne interakcje. Zapewne znajdą się osoby, które potrzebują tego jak kwiaty słońca i wskażą poranne rytuały jak główny czynnik zadowolenia z pracy.

Ja chcę ci zwrócić uwagę na ten czas. Co przegadasz, tego potem nie odzyskasz. Zadaj sobie pytanie ile czasu dziennie chcesz poświecić na takie rozmowy i trzymaj się wyznaczonego czasu. Zamiast wejść do biura punktualnie o 08.00, spróbuj przyjść o 07.50 zanim przestrzeń wypełnią inni pracownicy.

Bardzo pomocne w redukcji taki pogawędek jest ustalanie wspólnych zasad panujących szczególnie w dużych biurach.  Może wystarczy jedno „cześć”? Oczywiście w sytuacji, gdy uznasz, że chcesz odzyskać ten czas.

Podobnie wygląda sytuacja z wychodzeniem z pracy. Są osoby które zaczynają wychodzić pół godziny wcześniej niż jest realna potrzeba, gdyż po drodze mają kilka mniej lub bardziej obowiązkowych lub niespodziewanych przystanków. Jednak wychodzenie trwa zazwyczaj dużo krócej niż przychodzenie, gdyż jest zapowiedzią powrotu do domu.

Polityka otwartych drzwi


Drzwi zawsze otwarte to podejście, które sprawdziło się tylko wtedy, gdy świadomie podejmowałam decyzje, że prawdziwa praca będzie dopiero jak wszyscy już z biura wyjdą. Otwarte drzwi mają być sygnałem, że każdy może w dowolnej chwili z tobą się spotkać i porozmawiać. Że jesteś otwarty na współpracę i nie ma barier w komunikacji. To jak najbardziej pozytywny sygnał tyle, że ty też masz określoną pracę do wykonania. Często pracę wymagającą maksymalnego skupienia.

Zachęcam do wprowadzenia godzin drzwi zamkniętych. Przeanalizuj swój rytm pracy. Poświęć kilka dni na przyjrzenie się o jakiej porze najlepiej radzisz sobie z cyframi, kiedy twoja energia jest najwyższa, w których godzinach wyraźnie nie wychodzi ci koncentracja. Zazwyczaj każdy ma swój własny rytm i nie da się tu udzielić indywidualnych wskazówek. Na czas tych najbardziej produktywnych godzin wprowadź politykę drzwi zamkniętych. Poinformuj współpracowników o swoim planie i poproś ich o nie dzwonienie do ciebie w tym czasie, nie łączenie telefonów, nie wchodzenie do pokoju i nie umawianie na te godziny spotkań.  Oczywiście mogą zdarzyć się sytuacje nieprzewidziane, nadzwyczajne  i tylko one powinny być powodem do przejścia przez drzwi.

Może się okazać, że dwie godziny w skupieniu, za zamkniętymi drzwiami, będą bardziej efektywne niż osiem godzin spędzonych na omawianiu dziesiątków tematów na spotkaniach, wideo konferencjach, w samochodzie czy bezpośrednio z pracownikami.  

Może, ale nie musi. To, że zamkniesz drzwi, jeszcze nic nie znaczy. To, jak wykorzystasz czas będzie kluczem do efektywności.

Planowanie i priorytety


Zamknięcie drzwi jest już częścią planowania. Podjąłeś decyzję, że w tym czasie będziesz zajmował się sprawami dla ciebie najistotniejszymi i takimi, które możesz zrobić tylko sam.  Jednak planowanie to bardziej złożony proces.

Wiele stanowisk jest typowo biurowych i wówczas zapanowanie nad planami jest dużo łatwiejsze. Nawet gdy pracujesz ze swoim zespołem zdalnie, to także możesz liczyć na stałe godziny spotkań, czy realnych czy wideo. W biurze łatwiej jest zorganizować spontaniczne (ale zaplanowane) spotkanie, gdyż widzisz kto jest danego dnia przy swoim biurku.

Gdy pracujesz w terenie, twoja praca to ciągłe przemieszczanie się,  twoje planowanie będzie wyglądało inaczej.

Niezależnie od trybu pracy, każdy ma mniej lub więcej zadań cyklicznych lub powiązanych z konkretnymi datami. Rozliczenie podatków, rozliczenie czasu pracy, opłacenie składek, etc. Odbywa się w każdym miesiącu, kwartale, półroczu w tym samym okresie lub dniu.  Jeżeli już długo pracujesz w danej firmie to dokładnie wiesz co i do kiedy musisz rozliczyć, policzyć i przekazać, jakie raporty, w jaki sposób, do kogo i do kiedy przekazać. W sytuacji gdy zaczynasz dopiero prace w nowej firmie postaraj się od razu na samym początku ustalić jakie terminy cię obowiązują.

Wszystkie sztywne daty zaznacz w swoim kalendarzu (drukowanym lub elektronicznym) najlepiej na co najmniej pół roku do przodu. Zwróć uwagę, że w takim dniu określona praca ma być już zakończona i dostarczona. Rozliczenie czasu pracy dla dwóch pracowników zajmie dużo mniej czasu niż dla całego piętra, całej zmiany produkcyjnej, zespołu IT czy handlowców rozproszonych po całym kraju. Na ile wcześniej powinieneś rozpocząć przygotowania, będziesz wiedział tylko ty, gdyż tylko ty znasz specyfikę pracy swojego zespołu.  I tutaj po raz pierwszy wspomnę o

Pomiarach czasu pracy 


Zadania, które są powtarzalne zazwyczaj trwają tyle samo za każdym razem.  Przyjmijmy, że co miesiąc do 25-tego, powinieneś dostarczyć raport miesięczny. Robiąc go pierwszy czy drugi raz zapewne będzie to trwało dużo dłużej niż każdy kolejny raport. Zmierz z zegarkiem w ręku ile ci ta czynność zajmuje. Jeżeli przygotowania są podzielone na części, to mierz oddzielnie czas. Potem dodaj wszystkie cząstkowe czasy. Gdy wyjdzie ci na przykład 4,5 godziny, to przyjmij to jako punkt odniesienia.  Możesz dzięki pomiarowi czasu pracy, bardzo precyzyjnie sobie pomóc planując miesiąc.

Ale to nie wszystko. Jest jeszcze Optymalizacja czasu pracy. Sprawdź, czy przygotowanie tego raport, gdyby było robione w jednym podejściu, przy maksymalnym skupieniu, nie zajęło by ci jedną trzecią czasu mniej. Wówczas możesz zyskać 1,5 godziny (w stosunku do pierwotnych 4,5 godzin).  Dodatkowo przeanalizuj, czy i w jakim zakresie możesz delegować przygotowanie części danych do raportu dla innych członków swojego zespołu. Delegowanie to część twojej optymalizacji.  Dużo łatwiej jest zestawić dane przesłane przez inne osoby, niż wszystko szukać, analizować i opisywać samemu.  Jeżeli masz problemy z delegowaniem, to koniecznie popracuj nad tym.  Jest szansa, że zyskasz kolejne 0,5 godziny.

Dodatkową pomocą mogą być procedury dla działań powtarzalnych.  Zazwyczaj jest ich całkiem sporo, niezależnie od zajmowanego stanowiska, czy branży. Chodzi o to, aby nie powtarzać w kółko tego samego i za każdym razem od nowa tłumaczyć.  Jeżeli masz swój zespół, to porozmawiaj z nimi o tym jak widzisz swój udział w działaniach, które się powtarzają, w którym momentach chcesz być włączony do opiniowania, w których sytuacjach i jak mają się z tobą pracownicy skontaktować. Następnie poproś aby zespół sam napisał procedurę. Dzięki temu dowiesz się, czy prawidłowo zostały odebrane twoje słowa. Znasz „głuchy telefon”? Mówisz pierwszej osobie 2-3 zdania i prosisz o ich przekazanie kolejnej osobie. Im więcej osób jest ogniwami w takim łańcuchu, tym bardziej zniekształcony przekaz powstaje na końcu.  Właśnie tego unikaj.  Rozmawiaj ze wszystkimi jednocześnie i przekaż przygotowanie procedury tym, którzy będą najczęściej z niej korzystali.  Po czym ją sprawdź i ewentualnie jeszcze raz spotkaj się z zespołem, aby wyjaśnić punkty sporne.

Wracając do planowania, postaraj się ustalić ile czasu zajmują poszczególne twoje działania (a może i innych twoich współpracowników) i efektywnie planuj tydzień pracy czy dzień.

Tu zwrócę uwagę na jeszcze jedną „mądrość”, czyli na Zasadę Parkinsona. Stosunkowo niedawno dowiedziałam się, że jest to zasada i ma nawet nazwę. Ja odkryłam ją niejako na nowo kilka lat temu i byłam zaskoczona efektami. Co to za zasada? To prawo mówiące, że praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie.  Czyli, jeżeli dasz sobie na wykonanie określonego zadania dwa tygodnie, to zakończysz je dokładnie ostatniego dnia z tych dwóch tygodni.  Coś co może trwać pięć dni, będzie trwało pięć dni. Wydłużanie czasu jest niezwykle niekorzystne, chyba że masz ku temu konkretne przesłanki (np. idziesz na tygodniowy urlop w międzyczasie).  Skup się na odwróceniu tego prawa. Daj sobie lub innym mniej czasu na wykonanie zadania, a zostanie ono wykonane w krótszym czasie.

A co w kwestii priorytetów?  Nic u mnie lepiej nie zadziałało, niż macierz Eisenhowera.

Uwzględniając dwa kryteria: pilność i ważność, pokazuje ona, że są cztery możliwe podejścia do zadań.  Zacznij od zrobienia każdego dnia rano listy zadań. Spisz je w kalendarzu, a następnie zastanów się do której ćwiartki każde z nich przyporządkujesz. Możesz przy zadaniach stawiać kolorowe znaki, dodawać skróty typu w/p – ważne i pilne, w/n – ważne/ niepilne.  Od razu będziesz widział czym się w danym dniu zajmiesz w pierwszej kolejności. Jak również zobaczysz ile zadań jest tylko pozornymi zadaniami.  To co będziesz przekładał, od razu przenoś na inny dzień w kalendarzu. To co chcesz delegować innym ustal jako oddzielne zadanie: zdelegować.

Jak widzisz jest sporo technik optymalizujących wykorzystanie czasu. Nie chodzi o to, aby zapamiętać ich nazwy. Chodzi o to, aby je przetestować w praktyce i zaadaptować do wdrożenia te, które tobie pasują. 

Social media i telefony


Pomijając stanowiska, na których codzienna praca to publikowanie lub reagowanie w social mediach, polecam wyciszenie powiadomień z tych aplikacji w godzinach pracy i zupełne usunięcie tego rodzaju rozpraszaczy z telefonów służbowych. Jeżeli wchodzisz na różne portale i twierdzisz, że to zajmuje tylko 1-2 minuty, to koniecznie zrób sobie Pomiar czasu pracy. Taki rzetelny, całodniowy. Wybierz do tego standardowy dzień pracy (nie wypełniony po brzegi spotkaniami, nie w delegacji zagranicznej, czy podczas kręcenia filmu firmowego), przygotuj kartki papieru i stoper (najlepiej inny niż ten, który masz w telefonie). Po czym od momenty przekroczenia wejścia do firmy, wszystkiemu co robisz mierz czas i go zapisuj. A więc:

– przywitanie się poranne z pracownikami: 19 min

– poranna rozmowa z HR: 31 min

– sprawdzenie FB i LinkedIn: 23 min

– zrobienie i wypicie porannej kawy: 12 min

– Itd.

Bezwzględnie wszystko notuj. Zewnętrzny stoper ma cię odciągnąć od ciągłego patrzenia w telefon, gdzie kątem oka, możesz zaglądać do Outlooka, aplikacji, komunikatorów. Będzie to męczące zadanie, ale uwierz mi, wnioski nasuwają się same już w trakcie dnia.  Nie przerywaj i dotrwaj do chwili wyjścia z firmy.  Nie będziesz musiał tego specjalnie analizować przez kolejne 2-3 dni. Będziesz miał przed sobą wszystko czarno na białym. Rzeczywisty czas spędzony w social mediach, czas spędzony na powtarzaniu tych samych czynności, przerywniki i odpowiadanie na pytania innych, czytanie e-maili, myślenie, dzwonienie, porządkowanie dokumentacji, szukanie zaginionych plików w komputerze itd. Co dalej z tym zrobisz, będzie zależało tylko od ciebie. Jednak znajdziesz na tych kartkach odpowiedź dlaczego 8 godzin dziennie nie wystarcza.

Druga sprawa to telefon.  Na jego wyciszenie w godzinach pracy mało kto może sobie pozwolić. Dzwoni właściwie cały czas i poczta głosowa jest dodatkowo zapchana wiadomościami głosowymi. Twój Pomiar czasu pracy pokaże, że przez ciągłe odbieranie telefonów, wiele czynności zaczynasz wciąć i wciąż od nowa, gdyż ciągle się dekoncentrujesz i nie możesz wpaść w rytm pracy twórczej.

Sprawdza się w takiej sytuacji wprowadzenie zasad regulujących telefonowanie. Podaję przykładowe, które u mnie się w większości przypadków sprawdzają i mają na celu dzwonienie tylko w naprawdę ważnych lub pilnych sprawach.  Dodam, że dotyczą one ludzi z wewnątrz firmy.

– Osoba dzwoniąca z problemem, ma przygotowane opcje rozwiązania tego problemu i rekomendację rozwiązania.

– Jeżeli ktoś oczekuje decyzji, najpierw pisze wiadomość emailem, na komunikatorze lub smsem stosując zasadę KISS – Keep it Short and Simple, czyli „pisze krótko i na temat”

– Jeżeli ktoś oczekuje szybkiej decyzji, stosuje punkt jak powyżej i podaje termin.

– Informacje o chorobie, urlopie, dniu wolnym od pracy, urodzinach, imieninach, o zmianie terminu spotkania, najpierw wysyłane są na komunikatorze lub smsem.

– Pomysły, koncepcje, przeróbki projektów, poprawki w umowach, wzory umów najpierw przesyłamy emailami lub przez komunikator i tylko informujemy, że coś już zostało wysłane z wezwaniem do akcji (call to action), czyli napisaniem czego się od adresata oczekuje.

Wprowadzane przez ciebie zasady powinny dążyć do skracania rozmów do minimum.  Jeszcze raz powtórzę, podałam przykłady. Tobie sugeruję wprowadzenie zasad odpowiadających specyfice twojej branży, twojego stanowiska, twojemu typowi osobowości i oczywiście sposobowi zarządzania.

W dzisiejszych czasach telefony oferują opcje nagrywania wiadomości i zamieniania ich na tekst. Można dyktować jadąc samochodem, przechodząc po piętrach, biurach, czekając na spotkanie.

Wiadomość tekstowa ma ten plus, że zmusza nadawcę do bycia konkretnym. Czasami po 15 minut rozmowy dalej nie wiesz, po co ktoś do ciebie zadzwonił, ale trzy zapisane w wiadomości zdania ratują ci te 15 minut.

Szybkie sprawy    


Z im większą ilością osób pracujesz, tym ilość drobnych spraw do załatwienia rośnie. Ktoś czeka na podanie numeru telefony do dostawcy, kolega chce abyś mu przesłał aktualny katalog produktowy, księgowa prosi o podanie numery faktury. Załatwiaj takie tematu od razu, jeżeli to obiecujesz i leży to w zakresie twoich kompetencji i możliwości. Dopisywanie takich spraw do list: Do zrobienia/ To do, jest stratą czasu. Liczenie na dobrą pamięć jest bardzo zawodne. Ile razy zdarzyło ci się siedzieć i myśleć, co wczoraj obiecałeś  koledze z piętra niżej, o co prosił cię telefonicznie klient, z czym dzwonił szef zmiany? Bardzo dużo takich tematów zapominasz i dopiero po którejś z kolei prośbie (lub groźbie) przystępujesz do działania.  Załatwienie takich tematów zajmuje 2-5 min i możesz je usunąć z pamięci. Żadnego odkładania, zapisywania na serwetkach, karteczkach (których i tak już masz 20 przyklejonych), w notesach na przypadkowej stronie czy gazetce z Biedronki.

Jednominutowe sprawy załatwiaj natychmiast. Ale dzwoni telefon trzeci raz z rzędu! Dokończ co zacząłeś i oddzwoń lub poczekaj, aż zadzwoni kolejny raz.

Odciąż głowę


Było o nie notowaniu, a teraz będzie abyś notował. Tylko kontekst inny.

Wiele osób ma zwyczaj prowadzenia dyskusji, analiz, szukania rozwiązań, argumentów, przykładów, etc. tylko w głowie. Dziesiątki godzin spędzonych na rozmyślaniu, a w momencie gdy trzeba myśli przelać na papier. proces zaczyna się na nowo.

Zacznij zapisywać swoje przemyślenia.  Jestem zwolenniczką jednego notesu do wszystkiego. Opcjonalnie dopuszczam u siebie drugi notes, który mam pod ręką w aucie i tylko wtedy, gdy nie mam możliwości nagrania notatki głosowej.

Możesz w nim zadedykować strony poszczególnym tematom, wyzwaniom, krajom, osobom, problemom i regularnie dopisywać spostrzeżenia, pomysły, uwagi, rozwiązania.  Oczywiście chodzi o hasłowe notatki właściwie przyporządkowane . Wiedząc, że za pól roku czeka cię napisanie strategii wejścia z nowym produktem na rynek zagraniczny, już dzisiaj załóż sobie taką stronę i zapisuj na niej wszystko co będzie potem ważne, przydatne, komu i co możesz delegować, jakie informacje musisz pozyskać z rynku, kto może ci pomóc i w czym, kogo nowego w zespole będziesz  potrzebował. Dzień po dniu strona zacznie się wypełniać. Zawsze będziesz miał aktualne notatki pod ręką, co wykorzystasz w odpowiednim momencie.

Tyle o tym jak efektywnie wykorzystać czas w pracy.  Jest jeszcze kilkadziesiąt innych technik, zasad, możliwości, ale tak jak już wspominałam, klucz do sukcesu leży w praktycznym ich zastosowaniu, a nie w ciągłym szukaniu, czego jeszcze nie wiesz.

Zachęcam cię do rozsądnego tempa wprowadzania zmian. Wybierz jedną lub dwie rzeczy, od których zaczniesz i dosłownie pilnuj ich wdrożenia przez kilka tygodni. Sam siebie sprawdzaj i motywuj do trzymania się wybranych technik. Dopiero w momencie gdy staną się twoimi nawykami, sięgaj po kolejne techniki i zmiany.

A kiedy zacząć? Od razu. Przeczytaj tekst raz jeszcze i zacznij od tego, co wydaje ci się najprostsze do wprowadzenia.  I nie zapomnij przesłać linka to tego wpisu, wszystkim, którzy „walczą z czasem”.



Może cię zainteresuje:


Jeżeli nie chcesz przegapić najświeższych informacji, to zapisz się do Newslettera już dzisiaj: