fbpx

Jak prowadzić efektywne zebranie?

Jak prowadzić efektywne zebranie?

We wcześniejszym wpisie podzieliłam się z tobą moimi radami jak przygotować się do zebrania. Jeżeli tego jeszcze nie czytałeś, to na końcu artykułu znajdziesz link, który przeniesie cię na początek tej historii.  Zachęcam do zgłębiania tematu od początku, gdyż te dwa artykuły są ze sobą powiązane i to, co przeczytasz teraz, wynika wprost z poprzedniego wpisu. Zacznijmy od rozpoczęcia zebrania, gdy uczestnicy już są wybrani , agenda dostarczona, tematy spotkania znane.

CZAS

Zebranie rozpoczynaj punktualnie, niezależnie od tego czy wszyscy się zgromadzili, czy ciągle kogoś brakuje.  Jeżeli obliczyłeś wcześniej ile czasu na to spotkanie potrzebujesz, to teraz każde 15 min czekania, spowoduje stres. Twój stres. Bo innym będzie to obojętne.

ROZPOCZĘCIE

Sposób w jaki rozpoczniesz spotkanie będzie miał ogromny wpływ na ogólną efektywność zebrania. Przyjmijmy scenariusz, że to ty jesteś organizatorem i prowadzącym spotkanie.

Na tobie skupi się uwaga uczestników i ty będziesz odpowiedzialny za efekty.

Twoje przygotowanie zacznie się jeszcze zanim na salę wejdą inne osoby.

Przede wszystkim przyjdź 5-15 minut wcześniej. Sprawdź czy działa rzutnik, WI-FI, podłącz mikrofon, kabel sieciowy, zajmij miejsce gwarantujące ci swobodę wykonywania ruchów, wywietrz pomieszczenie i rozłóż materiały szkoleniowe ( gdy częścią spotkania jest szkolenie).  Bądź przed wszystkimi, aby móc ich witać już zrelaksowanym.

Pozbądź się rozpraszaczy. Za oknem trwa budowa – zamknij okna. Obok ktoś słucha głośno muzyki lub prowadzi głośną rozmowę – poproś o wyciszenie lub zmianę pomieszczenia. Wyłącz przychodzące powiadomienia zarówno w telefonie jak i w laptopie. Upewnij się że twój prywatny email nie będzie pokazywał wyskakujących okienek z przychodzącymi wiadomościami, gdy ty będziesz pokazywał na ekranie slajdy.

Witaj  ludzi gdy przybywają. Niech nie widzą cię schowanego za komputerem, ale ciepło i osobiście witającego w drzwiach. Nadaj na samym początku ton swoim dobrym nastawieniem, uśmiechem, krótkimi pogawędkami czy żartami. Twój nastrój udzieli się innym. Stwórz taki nastrój w jakim sam chciałbyś przebywać. 

A z drugiej strony pamiętaj,  że cały czas ci ludzie cię obserwują i chcą widzieć w tobie zapowiedz ciekawego spotkania, a nie burzy, nudy czy dystansu.

Możesz rozpocząć zebrane pozytywnym akcentem typu: wspaniałe stoisko targowe, kolejne zdobyte projekty lub klienci, wyniki auditu, czy pochwały od klientów.

Następnie rozpocznij spotkanie, przypominając wszystkim o celu tego spotkania. Przeczytaj agendę i podkreśl na jaki efekt liczysz na koniec zebrania.

SZKOLENIE

Jeżeli częścią zebrania miało być krótkie szkolenie, to zacznij od niego.  W tym miejscu pamiętaj, żeby pilnować czasu i nie pozwalać na jego wydłużanie przez zbyt luźne rozmowy lub przejęcie tematu przez zgromadzonych.

WYSŁUCHAJ WSZYSTKICH

Jednym z najważniejszych i czasami trudnych aspektów prowadzenia spotkania grupowego jest upewnienie się, że każdy ma głos. Przecież chcesz, aby każdy uczestnik miał możliwość zaangażowania i podzielenia się  czy to informacjami co już zrobili, czy jakie mają pomysły, problemy.  Dzięki temu uczestnicy poczują, że spotkania są warte ich czasu.

Gdy jedna osoba mówi, ty upewnij się że inni w tym czasie inni słuchają. To ty możesz  poprosić o odłożenie telefonów komórkowych lub zamknięcie laptopów.

Jeśli jeden z uczestników mówi poza kolejnością, a to jest czas na przemówienie innego uczestnika, jako prowadzący powinieneś delikatnie zasugerować, aby tylko słuchał.  

Zachęcaj do wypowiedzi osoby bardziej powściągliwe lub nieśmiałe. Nie popełnij błędu wierząc, że nie mają nic do powiedzenia. Daj im przestrzeń i swobodę myślenia i delikatnie zachęcaj do wyrażania siebie.

Zaangażowanie wszystkich do udziału to nie tylko odpowiedzialność prowadzącego spotkanie. Każdy uczestnik musi mądrze wykorzystywać swój czas, który jest mu dany. Przed spotkaniem każdy uczestnik powinien przynieść swoją listę zadań grupowych, czyli listę spraw, o których chce porozmawiać podczas spotkania. Spróbuj ograniczyć program do punktów, które dotyczą całej grupy.  Ogranicz rozmowy i tematy jeden na jeden. Cokolwiek może być załatwione w mniejszym gronie wyklucz to z agendy, szanując czas innych.

Jeśli chciałbyś przeprowadzić krótką burzę mózgów to teraz jest na to czas. Poproś o krótkie odpowiedzi na konkretne pytanie. Z szacunkiem słuchaj każdej sugestii. Zapisuj wszystko co uczestnicy mówią, nie komentuj, zachęcaj do myślenia lateralnego, nieszablonowego i podziękuj za każdy pomysł, niezależnie od tego, czy się z nim zgadzasz. Po zakończeniu spotkania, podczas przygotowywania notatki , możesz odrzucić niektóre pomysły lub skontaktować się z innymi, aby omówić je bardziej szczegółowo.

We wszystkim momentach gdy zapadają decyzje o zrobieniu czegoś, pada przydział zadań lub ktoś zobowiązuje się do zrobienia czegoś, rób notatki obejmujące  rodzaj zadania/zobowiązania, czas realizacji lub potrzebne do tego narzędzia. Notuj wszystko, co na kolejnym zebraniu będzie wymagało podsumowania, podjęcia dalszych decyzji, wymagało rozliczenia lub było potrzebne do utrzymania ciągłości procesów w firmie.

W sytuacji gdy w agendzie do spotkania prosiłeś poszczególne osoby o przygotowanie informacji, danych,  prezentacji, i przeznaczyłeś na to określony  limit czasowy teraz pilnuj aby trzymały się przydzielonego im czasu.

Możesz nawet używać timera. Ustaw go na minutę wcześniej niż przydzielony czas i dawaj znać mówcom, kiedy ich czas dobiega końca.

Na początku ludzie mogą czuć się  niekomfortowo z koncepcją tak uważnego obchodzenia się z zegarem. Mogą czuć, że to restrykcyjne. Zazwyczaj jednak podczas kolejnego spotkania w ten sposób ludzie rozumieją i szanują zegar.

PRZEGLĄD ZOBOWIĄZAŃ

Ma on służyć sprawdzeniu, czy wywiązano się z zobowiązań podjętych podczas poprzedniego spotkania. Korzystasz zatem z protokołu z ostatniego zebrania i przy każdym zobowiązaniu pytasz:  „Czy to zrobiłeś?” „ Na jakim etapie jesteś?”. Jeśli odpowiedź brzmi jest pozytywna, może podziękować.  W sytuacji gdy jednak sprawy nie idą dobrze trzeba zadać pytania pomocnicze typ:  „ Co ci przeszkadza w ukończeniu zadania?” „ Jakich narzędzi ci zabrakło?” „ Jakie przeszkody wystąpiły i jak sobie można z nimi poradzić” „ Ile dodatkowego czasu potrzebujesz?” „ Od kogo potrzebujesz pomocy?” . Unikaj pytania „Dlaczego tego nie zrobiłeś?”.  Dlaczego to bardzo mocne słowo i często niesie ze sobą założenie o osobistej winie. Nie zawstydzaj ludzi. Zamiast tego staraj się znaleźć rozwiązania, które pomogą ludziom wykonywać swoją pracę. Pytając o to, co stało na przeszkodzie, pozostawiasz otwartą możliwość, że wiele różnych powodów mogło powstrzymać tę osobę przed wykonaniem przydzielonego zadania.

Niezależnie od odpowiedzi powinieneś unikać angażowania się w dłuższą dyskusję o tym, co powstrzymało osobę przed wypełnieniem zobowiązania. Chcesz tylko krótkiego wyjaśnienia, co się stało. Jeśli to wyjaśnienie porusza tematy dotyczące całej grupy to zapisz je do omówienia później.  Osobie która nie wykonała zadania ustal nowy termin jego ukończenia.

Po otrzymaniu krótkiego raportu o działaniach z ostatniego spotkania i zanotowaniu wszelkich nowych zobowiązań, kontynuuj spotkanie. Stosując takie podejście, poprawisz stopień realizacji zobowiązań i sprawisz, że spotkania będą miały większe znaczenie.

UTRZYMYWANIE KONCENTRACJI NA CELU

Jeżeli zauważysz, że dyskusja wymyka się spod kontroli i odbiega w inne od zaplanowanych obszary – staraj się przywrócić ją na pierwotnie zaplanowane tory.

To naturalne, że spotkanie od czasu do czasu zbacza z tematu lub z kursu. Twoją rolą jest reagowanie.

W sytuacji gdy musisz interweniować, staraj się unikać zwracania się personalnie do osoby, która w danej chwili przerywa produktywność zebrania. Zwracaj się do całej grupy, przypominając jej o podstawowych zasadach zebrania.  Gdy ktoś zaczyna mówić nie na temat, przypomnij o celu zebrania. Gdy zaczyna się głośna dyskusja wielu osób jednocześnie, zapytaj jakie są konkretne pomysły lub rozwiązania, prowadzące do osiągniecia założonego celu. Gdy totalnie straciłeś kontrolę nad przebiegiem spotkania, ogłoś 5-cio minutową przerwę i porozmawiaj indywidualnie z osobami, które sabotują to spotkanie.

PROTOKÓŁ ZE SPOTKANIA

Zapewne znajdą się osoby które powiedzą, że to niepotrzebne lub produkt z zeszłej epoki.

Ja jednak będę stała za robieniem takich notatek, nawet jeżeli mają mieć one tylko formę e-maila, a nie konkretnego szablonu.  Pamięć ludzka jest dobra, ale krótka. Nie raz spotkałam się z tym, że jedno zdanie może być przez 3 różne osoby inaczej odebrane, zinterpretowane i o dziwo, wszyscy mieli rację.

Przygotowanie protokołu ( notatki, emaila) zapewni trzymanie się faktów, zredukuje nieporozumienia w interpretacji, obejmie terminy i osoby odpowiedzialne dając możliwość rozliczenia tych osób z wykonywanych zobowiązań. 

Dobrą praktyką jest rozesłanie spisanego protokołu do uczestników zebrania i poproszenie o ewentualne uwagi, zgłoszenie pominiętych istotnych zagadnień, ustaleń lub ustosunkowanie się do wyznaczonych terminów o ile wymagały one konsultacji w innym gronie.

Prosząc o komentarze podawaj konkretną datą do kiedy można to zrobić i sposób zgłaszania.

W przypadku braku komentarzy do tej wyznaczonej daty, protokół powinien być przyjęty w początkowej formie i obowiązujący.

ZAMKNIĘCIE SPOTKANIA

Niezależnie od tego czy spotkanie utrzymało się w ryzach czasowych czy utknąłeś w połowie tematów z agendy, staraj się zakończyć spotkanie w zaplanowanym czasie.  Pracownicy mają inne spotkania, inne zobowiązania i muszą się tłumaczyć swoim przełożonym. 

Planowane było zakończenie o 12.00 – zakończ o 12.00. W sytuacji gdy jesteś dyrektorem działu wielu twoich pracowników nie będzie umiało odmówić ci wydłużenia spotkania. Przyjmą to milczeniem lub prośbą o przerwę.  Jednak to ty jesteś odpowiedzialny za przygotowania, oszacowanie potrzebnego czasu, a potem to ty egzekwujesz reżim czasowy od innych. Aby być wiarygodnym, musisz egzekwować go również od siebie.

Lepiej będzie gdy nie omówione tematy przełożysz na kolejne zebranie, o ile są to zebrania cykliczne.  Ustal kiedy spotykacie się następny raz. 

Podziękuj wszystkim za otwartość, pomysłowość , udział w dyskusji, za przygotowane prezentacje.  To moment na coś pozytywnego, niezależnie od tego co działo się w trakcie spotkania.

I nie zapomnij zaprosić na kolejne zebranie, jednocześnie podając jego datę.

A więc do dzieła!


O tym jak przygotować produktywne zebranie przeczytasz w tym wpisie:


Jeżeli nie chcesz przegapić najświeższych informacji, to zapisz się do Newslettera już teraz: