fbpx

Jak przygotować produktywne zebranie?

Jak przygotować produktywne zebranie?

Na temat prowadzenia efektywnych spotkań biznesowych napisano i powiedziano już właściwie wszystko. Temat cieszy się popularnością od lat, gdyż zebrania były, są i będą niezależnie od wielkości firmy, sektora działalności czy zasięgu firmy. 2020 pokazał, że nielubiane połączenia wideo też da się oswoić.

Brałam udział w setkach spotkań. Byłam na nie zapraszana przez działy handlowe, inżynieryjne, produkcyjne czy IT w kraju i za granicą. Sama również byłam organizatorem mniejszych, większych i naprawdę imponujących pod względem uczestników spotkań biznesowych. Widziałam jak wyglądają spotkania gdy większość uczestników przysypia. Byłam na spotkaniu gdzie główny prowadzący został obudzony dopiero jak zaczął głośno chrapać. Uczestniczyłam w zebraniach, na których nie można było się zorientować w temacie, gdyż każdy mówił o czym chciał i jednocześnie.

Były także niezwykle ciekawe momenty, przykuwający uwagę prowadzący, sprawne rozwiązywanie niekończących się problemów, świadomość sensu uczestniczenia, niedosyt uczestnictwa i wielka chęć uczenia się, jak się to robi, że jest tak inspirująco i efektywnie.

Dzisiaj podzielę się z Tobą, wg mnie, najważniejszymi zasadami przygotowywania produktywnych zebrań. Oto one:

CEL

Spotkanie, które nie ma jasno określonego celu, to stracony czas.  Uczestnicy jeszcze przed spotkaniem powinni dowiedzieć się po co się je zwołuję i czego oczekuje.

Ileż razy jest tak, że kierownik, dyrektor czy dowolna inna osoba zwołuje spotkanie bo po prostu dawno nie widział wszystkich razem, bo uznał, że spotkania najzwyczajniej w świecie muszą być, bo ma wpisane do rocznych celów, że musi zorganizować 4 czy 8 spotkań rocznie ze swoim zespołem.

Wchodzisz na takie spotkanie i już z góry wiesz, że potrzebujesz kawy lub asysty kolegi, który będzie pilnował, abyś nie zasnął.

Zanim zaprosisz innych na zebranie, poświęć trochę czasu na zastanowienie się:

– Czego oczekujesz po takim spotkaniu? Co ma się stać po jego zakończeniu?

– Czy wiesz jak zakomunikować innym po co się spotykacie?

– Czy wiesz o czym będziecie rozmawiali?

– Czy aby na pewno spotkanie jest konieczne? Czy wszystkie osoby musza w nim uczestniczyć?

Gdy masz wątpliwość co do zasadności zebrania proponuję wtedy policzyć koszt takiego spotkania. Wystarczy ustalić ile kosztuje jedna godzina pracy każdego uczestnika, przemnożyć przez czas trwania spotkania i ilość uczestników. Biorąc przykładowo po 60 złotych za godzinę, trzygodzinne spotkanie sześciu osób to 2.120 złotych. Pieniądze, które mogły w tym czasie zarabiać, a zostały po prostu wypłacone za obecność na spotkaniu. Zastanów się zatem dobrze, czy na pewno spotkanie musi się odbyć.

AGENDA/PLAN ZEBRANIA

To co jest oczywiste, bardzo często bywa zapominane, bo jest oczywiste J .

Niektóre firmy posiadają szablony do tworzenia Agendy / Planu Zebrania i są to dokumenty obowiązujące w firmie. Jednak wiele, szczególnie mniejszych i średnich firm nie wprowadza takich szablonów, pozostawiając ten temat woli i kreatywności swoich pracowników. Wszystko dobrze gdy komuś się chce, ale kłopoty zaczynają się tworzyć gdy firmy są młode, brak jest osób doświadczonych, panuje głęboka wiara w nieformalne relacje lub gdy zespoły i kierownicy są wypaleni lub nie mają motywacji do działania.

Zachęcam do stworzenia chociaż wytycznych do tego jak przygotować się do zabrania, jak powiadamiać uczestników, jak komunikować im cel i zakres takich zebrań.

Jeżeli potrzebujesz takiej ściągawki to napisz na kontakt@opalach.pl – zostanie wysłana. Przygotowany formularz AGENDY potraktuj jako punkt odniesienia, a nie gotowy szablon. Niektóre sekcje mogą nie odpowiadać twoim konkretnym potrzebom i będą wymagały dostosowania.

CZAS

W mojej praktyce nie sprawdziło się ustalanie spotkań o okrągłych godzinach.  Ludzie są bardziej punktualni, gdy czas rozpoczęcia zebrania to np. 13.15.  Dlaczego tak jest? Do końca nie wiem. Wydaje mi się, że każdy podświadomie i tak śpieszy się na 13.00. Zatem spóźnialscy oraz ci którzy muszą mieć ze sobą kawę czy herbatę w efekcie końcowym są na czas.

W mojej ocenie osoba prowadząca spotkanie powinna bezwzględnie pilnować zaplanowanego czasu spotkania. Czekanie na kolejnych uczestników i tym samym ignorowanie tych, którzy przyszli na czas, pokazuje, że ci którzy nie przyszli są ważniejsi od tych którzy już są. Jednocześnie uczy, że terminy są nieważne.

Spotkanie na 13.15 zaczyna się o 13.15. To osoby spóźniające się powinny poczuć dyskomfort z tego, że się spóźniają, a nie prowadzący zebranie. I nie ma tu znaczenia czy spóźnia się przełożony czy inna ważna osoba. Gdy kilka osób czeka, to jest to zwykłe wyrzucanie pieniędzy za okno. Nadgodziny także kosztują. 

Przykład, jak zresztą w każdej innej kwestii, powinien iść z góry.  Trudno poważnie traktować punktualność, gdy top managerowie sami uczą swoim zachowaniem, że nie jest ona żadną wartością.

To samo dotyczy czasu trwania spotkania. Planując spotkanie dobrze jest realnie ocenić potrzeby czas, potencjalne prezentacje zaproszonych osób, czas do dyskusji czy czas na przerwy gdy spotkanie trwa więcej niż jedną godzinę. 

Wiele razy wychodziłam ze spotkań tylko dlatego, że skończył się czas i sala była potrzebna na kolejne spotkanie. Nie wszyscy zdążyli zabrać głos. Nie zapadały żadne decyzje. Po prostu skończył się czas.

W efekcie uczestnicy spotkania wychodzą z podsumowaniem „ znowu straciliśmy czas i dalej nic nie wiemy”.

Policz ile czasu potrzebujesz. Jedna strona A4 tekstu to mniej więcej 4 minuty czytania. Gdy chcesz wciągnąć ludzi do dyskusji to przygotuj pytania i  zarezerwuj czas na burzę mózgów.

Inna metodą, którą polecam jest organizowanie spotkań wymagających podjęcia decyzji pod koniec dnia. Perspektywa bliskiego wyjścia z pracy powoduje, że ludzie bardziej się koncentrują i szybciej dochodzą do kompromisów. To samo spotkanie zorganizowane o 09.0O, może trwać 2 godziny i zakończyć się fiaskiem, gdyż każdy wie, że jeszcze jest czas. O godzinie 15.00 czy 16.00 liczy się tylko jak najskuteczniejszy kompromis i pewność, że spotkanie nie przeciągnie się do wieczora.

Oczywiście nie zawsze się tak da i nie  jest to jedyne słuszne rozwiązanie.

Gdy po takim zebraniu jest potrzeba odbycia kilku kolejnych zebrań na niższych szczeblach lub w innym gronie, zostawianie wszystkiego na piątkowe popołudnie wzbudzi tylko frustrację.

PRZYGOTOWANIE

Dobre przygotowanie do spotkania będzie kluczem do jego sukcesu. Przygotowaniami należy objąć wszystkich uczestników, ale ty jako Organizator masz najlepsze możliwości aby powiedzieć innym co to znaczy i czego się od nich oczekuje.

Przypomnij więc, aby każdy przejrzał notatkę z poprzedniego spotkania i przygotował podsumowanie tego, co wcześniej zadeklarował że wykona. Najlepiej dodaj ostatnią notatkę do emaila z zaproszeniem na spotkanie, aby uniknąć pytań o to „Co było ostatnim razem?”. Inna opcja to podanie linku do folderu na dysku wspólnym (o ile taki istnieje w twojej firmie) gdzie znajdują się notatki ze wszystkich spotkań (o ile są tam regularnie dodawane).

Gdy w agendzie do nowego spotkania określasz cel i tematy jakie będą omówione, zaadresuj do wybranych osób prośbę o przygotowanie wypowiedzi, prezentacji, podsumowań, na tematy jakie będą omawiane. Zadbaj aby każdy wiedział, co ma przygotować.  Podanie tematów do agendy wcale nie oznacza, że automatycznie jest to rozdysponowanie przygotowań. Bądź precyzyjny- w ten sposób spotkanie przebiegnie szybko i efektywnie.

Zaproponuj również aby uczestnicy przygotowali swoje listy pytań do tematów z agendy. A najlepiej poproś ich o wysłanie pytań do ciebie jeszcze przed spotkaniem. Może część pytań się powiela i odpowiedzi już znasz co zaoszczędzisz wszystkim czas zarówno na zadawanie pytań jak i powtarzanie tego samego po kilka razy.

Bycie przygotowanym to nie tylko przybycie na spotkanie, słuchanie i okazjonalna rozmowa.

Na spotkaniach bardzo często zapadają decyzję kto i co ma zrobić i w jakim terminie. Zatem wszyscy uczestnicy spotkania powinni mieć ze sobą swoje kalendarze biznesowe (drukowane, komputerowe, komórkowe) aby mogli podjąć zobowiązania od razu na spotkaniu. Spotkanie na którym nikt nie ma możliwości zaplanowania niczego, bo nie widzą ludzie swoich kalendarzy jest nieefektywne.

W sytuacji gdy na spotkaniu zaplanowałeś szkolenie upewnij się że masz przygotowane i wydrukowane materiały szkoleniowe. Nawet jeżeli te materiały wysłałeś wcześniej emailem i poprosiłeś o ich wydrukowanie, to miej ze sobą kilka kopi ekstra, gdyż prawie zawsze znajdzie się kilka osób, które zapomną, nie zauważą, lub zignorują.

PROWADZĄCY

Jak w przypadku orkiestry, aby koncert był udany i publiczność wstała z aplauzem, spotkanie musi mieć dyrygenta. Wcale nie musi nim być organizator spotkania.

W sposób naturalny najczęściej jest nim osoba najwyższa w hierarchii i obecna na spotkaniu. Jest to dobry model gdy spotkanie zwołuje dyrektor i przekazuje informacje strategiczne, podsumowuje rok, ogłasza zmiany, informuje o nowych działaniach.

Gdy mamy spotkanie osób mniej więcej na tym samym poziomie w hierarchi i są to spotkania cykliczne, mocno polecam rotacyjny sposób ustalania lidera. Można nawet z góry określić kto będzie prowadził kolejne kilka spotkań. Dzięki takiej metodzie każdy uczestnik ma możliwość zdobycia nowego doświadczenia, a jednocześnie poczucia na własnej skórze jak bardzo przeszkadzają rozmowy w tle, brak koncentracji na temacie, czy brak decyzyjności. Sytuacja gdy trzeba kogoś przywołać do porządku, skrócić czyjąś wypowiedz, lub przywrócić rozmowie pożądany kierunek zgodnie z obowiązującą agendą może zwiększyć,  na kolejnym spotkaniu, osobiste zaangażowanie w przestrzeganie tych zasad. Wadą rotacyjnego lidera spotkania może być niespójność w egzekwowaniu i koncentracji na zasadach podstawowych.

W sytuacji, gdy liderem jest zawsze ta sama osoba, ludzie mogą odczuwać to jako sposób kontroli nam nimi lub czuć się zdominowani przez tę osobę.  Każdy ma swój styl przewodniczenia spotkaniom i dobrze jest uczyć się od siebie nawzajem.

Zachęcam cię do sprawdzenia czy w twoim mieście jest lokalny klub Toast Masters. Na spotkanie u nich możesz przyjść niezobowiązująco i bezpłatnie. Może sposób prowadzenia przez nich spotkań zainspiruje cię do zaadaptowania któregoś elementu w swojej firmie.

Minusem rotacji może być nieprzygotowanie i niechęć. Spontaniczne wyznaczanie osoby prowadzącej zebranie, pilnującej czasu, wątków i wyznaczającej odpowiedzialnych może być kulą u nogi. Gdy z wyprzedzeniem pracownik wie, że za np. za dwa tygodnie to on poprowadzi spotkanie, nastawia się na to psychicznie, czyni przygotowania, czasami ćwiczy w domu. Wyrwany nagle może po prostu mieć zły dzień, niski poziom energii czy głowę w innym miejscu.

Znajdą się także osoby, które nie lubią być stawiane w takiej roli i nie czują potrzeby przewodzenia innym. Dobrze jest o tym wiedzieć wcześniej i nie zmuszać nikogo do przekraczania barier, jeżeli nie jest to zawodowo uzasadnione.  Z drugiej strony, nigdy niewiadomo czy dając komuś szansę nie budzisz w nim śpiącego olbrzyma i nie uwalniasz tłumionego lub nieświadomego talentu.

Najważniejsze jest zakomunikowanie zasad i trzymanie się ich.

Prowadzący powinien wiedzieć czego się po nim oczekuje. No właśnie czego?

Punktualności, pilnowania czasu, trzymania się celu spotkania, udzielania głosu, kończenia wypowiedzi, które nic nie wnoszą (popularne „do brzegu”), ustalaniu osób odpowiedzialnych za zadania, przydzielaniu zadań jednostkowych, podsumowywania dyskusji i spotkania oraz rozesłania notatki do uczestników.

Zastosuj te 5 zasad aby spotkania były produktywne i aby ludzie lubili chodzić na spotkania.


Może cię także zainteresować:

Jeżeli nie chcesz przegapić najświeższych informacji, to zapisz się do Newslettera już dzisiaj: